KI-Dokumentenverarbeitung für Unternehmen

Klassisches OCR (Optical Character Recognition) erkennt lediglich Text in Bildern. KI-Dokumentenverarbeitung geht deutlich weiter: Sie versteht den Kontext, erkennt automatisch Dokumenttypen, extrahiert strukturierte Daten aus unstrukturierten Dokumenten und lernt kontinuierlich dazu. Während OCR "Rechnung Nr. 12345" als Text erkennt, versteht KI-Dokumentenverarbeitung, dass dies eine Rechnungsnummer ist und ordnet sie dem richtigen Datenfeld zu.

Unsere KI verarbeitet nahezu alle Geschäftsdokumente: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Verträge, Angebote, Formulare, Anträge, Arztbriefe, Schadensmeldungen, Kontoauszüge, Ausweisdokumente und mehr. Auch handschriftliche Dokumente und schlechte Scans werden zuverlässig erkannt. Für spezielle Dokumenttypen trainieren wir individuelle Modelle.

Bei Standarddokumenten wie Rechnungen und Formularen erreichen wir 95-99% Erkennungsgenauigkeit. Bei komplexen oder handschriftlichen Dokumenten liegt die Rate typischerweise bei 85-95%. Wichtig: Unsere Systeme zeigen Konfidenzwerte an und leiten unsichere Fälle zur manuellen Prüfung weiter, sodass keine fehlerhaften Daten in Ihre Systeme gelangen.

Es gibt mehrere Wege: E-Mail-Postfächer werden automatisch überwacht, Scanner und MFPs können direkt anbinden, Uploads via Web-Interface oder Mobile App sind möglich, und für große Volumina bieten wir REST-API-Schnittstellen. Dokumente können als PDF, TIFF, PNG, JPG oder sogar Office-Formate eingereicht werden.

Die extrahierten Daten lassen sich in praktisch jedes System exportieren: ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV, DMS-Lösungen wie SharePoint, DocuWare oder d.velop, CRM-Systeme, Buchhaltungssoftware, Data Warehouses und eigene Fachanwendungen. Wir entwickeln auch Custom-Integrationen via REST-API oder Webhooks.

Ja, Datensicherheit hat höchste Priorität. Alle Dokumente werden verschlüsselt übertragen und verarbeitet. Auf Wunsch betreiben wir die Lösung On-Premise in Ihrem Rechenzentrum oder in einer dedizierten Private Cloud. Wir sind DSGVO-konform und können branchenspezifische Compliance-Anforderungen (z.B. für Finanz- oder Gesundheitsdaten) erfüllen.

Die Investition hängt vom Umfang ab: Einfache Lösungen für einen Dokumenttyp (z.B. Rechnungen) starten ab 8.000 EUR. Umfassende Systeme mit mehreren Dokumenttypen und ERP-Integration liegen bei 20.000-50.000 EUR. Dazu kommen laufende Kosten pro verarbeitetem Dokument (typisch 0,10-0,50 EUR je nach Komplexität). Im Discovery Workshop erstellen wir ein individuelles Angebot.

Typischerweise innerhalb von 6-12 Monaten. Rechenbeispiel: Bei 1.000 Rechnungen pro Monat und 5 Minuten Bearbeitungszeit pro Rechnung (83 Stunden/Monat) zu 40 EUR/Stunde entstehen Personalkosten von 3.320 EUR monatlich. Mit KI-Dokumentenverarbeitung sinkt der Aufwand auf 1 Minute pro Rechnung (nur Prüfung) = 660 EUR. Ersparnis: 2.660 EUR pro Monat = 31.920 EUR jährlich.

Ein Minimum Viable Product für einen Dokumenttyp ist in 2-4 Wochen live. Eine vollständige Lösung mit mehreren Dokumenttypen, Workflow-Integration und ERP-Anbindung benötigt 8-12 Wochen. Wir arbeiten iterativ: Sie können bereits nach der ersten Phase produktiv starten und weitere Dokumenttypen schrittweise hinzufügen.

Nein, wir passen uns an Ihre Prozesse an, nicht umgekehrt. Dokumente können weiterhin per E-Mail, Scanner oder Upload eingehen. Die extrahierten Daten werden in Ihre gewohnten Systeme exportiert. Optional können Sie Freigabe-Workflows nutzen, bei denen Mitarbeiter nur noch stichprobenartig prüfen und freigeben. Der Umstieg ist schrittweise möglich.