Arbeitszeiterfassung: Pflicht zur Dokumentation für jeden Betrieb

Seit einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Wer dafür bislang kein System eingeführt hat, sollte das zeitnah nachholen.

Kurz erklärt: Nach § 3 ArbSchG in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts (2022) und § 16 ArbZG müssen Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit aller Beschäftigten lückenlos erfassen – Beginn, Ende, Pausen. Betroffen sind alle Betriebe, unabhängig von der Beschäftigtenzahl, auch im Homeoffice. Kernkonsequenz: Ohne nachweisbare Aufzeichnungen drohen bei Kontrollen Bußgelder, vor allem bei Überstunden und Sonntagsarbeit.

Wer ist zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?

Die Pflicht betrifft grundsätzlich jeden Arbeitgeber mit mindestens einem Beschäftigten, unabhängig von Branche oder Betriebsgröße. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 klargestellt, dass sich diese Verpflichtung bereits aus § 3 ArbSchG ergibt, auch ohne die noch ausstehende gesetzliche Konkretisierung im Arbeitszeitgesetz. Eingeschlossen sind ausdrücklich auch Beschäftigte im Homeoffice sowie Mitarbeitende in Vertrauensarbeitszeit. Die Pflicht gilt unabhängig davon, ob jemand in Vollzeit, Teilzeit oder geringfügig beschäftigt ist, und unabhängig davon, ob im Betrieb bislang überhaupt eine Zeiterfassung üblich war – die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts hat die Erfassungspflicht ohne gesonderte Übergangszeit wirksam werden lassen.

Was müssen Sie konkret tun?

Sie müssen ein System einführen, das Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit lückenlos dokumentiert und mindestens zwei Jahre aufbewahrt. Die Einführung gelingt in fünf Schritten:

1. Erfassungssystem auswählen (elektronisch, App-basiert oder – aktuell noch zulässig – Papierform).
2. Alle Beschäftigten in das System einbinden, auch im Homeoffice.
3. Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit lückenlos erfassen.
4. Überstunden und Sonntags-/Feiertagsarbeit gesondert kennzeichnen.
5. Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre revisionssicher aufbewahren.

Bei der Auswahl des Systems lohnt sich ein Blick auf Größe und Struktur des Betriebs: Für kleine Teams kann eine einfache App genügen, während Unternehmen mit mehreren Standorten oder Schichtbetrieb häufig von einer zentralen digitalen Lösung profitieren, die Auswertungen automatisiert erstellt und Zugriffsrechte sauber trennt. Welche dieser und weiterer Unternehmerpflichten konkret für Ihr Unternehmen gelten, zeigt ein Werkzeug wie Company Audit im Überblick.

Gilt die Pflicht auch bei Vertrauensarbeitszeit?

Ja, auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Sie die tatsächliche Arbeitszeit dokumentieren. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts befreit Vertrauensarbeitszeit lediglich von starren Vorgaben zur Lage der Arbeitszeit, nicht aber von der Aufzeichnungspflicht selbst. Beschäftigte können also weiterhin flexibel entscheiden, wann sie ihre Arbeit beginnen, beenden oder Pausen einlegen – erfasst und dokumentiert werden muss die Arbeitszeit trotzdem lückenlos. In der Praxis bedeutet das häufig, dass Beschäftigte ihre Zeiten selbst im System eintragen, während der Arbeitgeber weiterhin für die Vollständigkeit und Aufbewahrung der Aufzeichnungen verantwortlich bleibt.

Bis wann müssen Sie ein System einführen?

Eine feste gesetzliche Übergangsfrist mit Stichtag gibt es derzeit nicht, die Pflicht besteht aber bereits jetzt aufgrund der BAG-Entscheidung von 2022. Eine gesetzliche Konkretisierung zur elektronischen Pflichterfassung ist als Referentenentwurf mit Zielrichtung 2027 in Arbeit; sie wird die bestehende Pflicht voraussichtlich weiter präzisieren, insbesondere im Hinblick auf verpflichtende elektronische Systeme. Wer die Systemwahl bereits jetzt zukunftsoffen trifft, erspart sich später einen aufwendigen Systemwechsel und ist auf eine mögliche Verschärfung der Anforderungen vorbereitet.

Was droht bei Verstoß?

Verstöße gegen die Dokumentationspflichten des Arbeitszeitgesetzes können mit Bußgeldern bis zu 30.000 € geahndet werden. Besonders im Fokus stehen dabei nicht nachweisbare Überstunden und Sonntags- oder Feiertagsarbeit, da hier die zweijährige Nachweispflicht greift. Zusätzlich zum Bußgeldrisiko kann eine fehlende oder lückenhafte Dokumentation auch in arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen nachteilig wirken, etwa wenn Beschäftigte Überstunden geltend machen und der Arbeitgeber deren tatsächlichen Umfang mangels eigener Aufzeichnungen nicht mehr nachvollziehbar widerlegen kann.

Häufige Fragen

Reicht eine Excel-Tabelle zur Arbeitszeiterfassung aus?

Eine Excel-Tabelle kann grundsätzlich genügen, solange sie lückenlos geführt, fälschungssicher genug dokumentiert und mindestens zwei Jahre aufbewahrt wird. Elektronische oder App-basierte Systeme erleichtern jedoch die revisionssichere Dokumentation und die spätere Auswertung von Überstunden erheblich, insbesondere bei mehreren Beschäftigten oder unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen.

Müssen auch Minijobber ihre Arbeitszeit erfassen lassen?

Ja, die Erfassungspflicht gilt für alle Beschäftigten unabhängig vom Beschäftigungsumfang, also auch für Minijobber und Teilzeitkräfte. Gerade bei geringfügiger Beschäftigung prüfen Behörden die Einhaltung der Dokumentationspflicht besonders genau, weil hier ein erhöhtes Risiko für nicht erfasste Arbeitszeiten gesehen wird.

Ist die Papierform noch zulässig?

Aktuell ist die Erfassung in Papierform noch zulässig, solange sie lückenlos und nachvollziehbar geführt wird. Mit Blick auf die geplante ArbZG-Novelle zur elektronischen Pflichterfassung sollten Unternehmen die Systemwahl jedoch zukunftsoffen treffen, um einen späteren Wechsel zu vermeiden.

Gilt die Pflicht auch für Beschäftigte im Homeoffice?

Ja, auch im Homeoffice muss die tägliche Arbeitszeit vollständig erfasst werden. Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, dass Homeoffice-Beschäftigte technisch und organisatorisch in das gewählte Erfassungssystem eingebunden werden, etwa über eine App oder ein webbasiertes Zeiterfassungssystem.

Wer kontrolliert die Einhaltung der Arbeitszeiterfassung?

Die Einhaltung wird von den zuständigen Arbeitsschutzbehörden der Länder im Rahmen von Betriebsprüfungen kontrolliert. Bei festgestellten Verstößen gegen die Dokumentationspflichten des Arbeitszeitgesetzes drohen Bußgelder bis zu 30.000 €, insbesondere wenn Überstunden oder Sonntagsarbeit nicht nachweisbar dokumentiert wurden.

Quelle: § 3 ArbSchG (BAG 2022) · § 16 ArbZG. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: Juli 2026.