Zusammenfassende Meldung, OSS und Intrastat bei EU-Handel

Wer Waren oder Dienstleistungen über Grenzen hinweg an Kunden in anderen EU-Ländern verkauft, muss das nicht nur versteuern, sondern über mehrere Kanäle auch melden.

Kurz erklärt: Unternehmen mit innergemeinschaftlichen Lieferungen, sonstigen Leistungen oder Fernverkäufen an EU-Verbraucher müssen die Zusammenfassende Meldung (ZM) nach § 18a UStG bis zum 25. des Folgemonats abgeben. Wer den One-Stop-Shop (OSS) nutzt, meldet quartalsweise. Ab einem Wareneingang von 3 Mio. € bzw. einem Warenversand von 1 Mio. € kommt zusätzlich die Intrastat-Meldung hinzu.

Wer ist zur Zusammenfassenden Meldung, OSS oder Intrastat verpflichtet?

Meldepflichtig ist grundsätzlich jedes Unternehmen, das innergemeinschaftliche Lieferungen, grenzüberschreitende sonstige Leistungen an Unternehmer in der EU oder Fernverkäufe an Privatkunden in anderen EU-Staaten ausführt. Für die ZM zählt jede steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung und jede meldepflichtige B2B-Dienstleistung. Für den OSS sind vor allem Online-Händler und Dienstleister relevant, die Waren oder digitale Leistungen an Verbraucher in mehreren EU-Ländern verkaufen. Intrastat betrifft nur Unternehmen, deren Wareneingang aus der EU 3 Mio. € oder deren Warenversand in die EU 1 Mio. € im Kalenderjahr übersteigt. In der Praxis trifft das vor allem produzierende Betriebe, Großhändler und wachsende Online-Shops, deren EU-Geschäft über gelegentliche Einzellieferungen hinausgeht.

Was unterscheidet die Zusammenfassende Meldung vom OSS-Verfahren?

Die Zusammenfassende Meldung betrifft ausschließlich B2B-Umsätze, also innergemeinschaftliche Lieferungen und bestimmte sonstige Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Ländern, und wird beim BZSt eingereicht, ohne dass dabei selbst Umsatzsteuer gezahlt wird. Der OSS dagegen bündelt die Umsatzsteuer auf B2C-Fernverkäufe: Statt sich in jedem EU-Zielland einzeln zur Umsatzsteuer zu registrieren, meldet und zahlt das Unternehmen die dort jeweils anfallende Steuer zentral über eine einzige quartalsweise OSS-Erklärung. Beide Meldewege schließen sich nicht aus und können nebeneinander bestehen, wenn ein Unternehmen sowohl B2B- als auch B2C-Geschäft in der EU betreibt.

Was müssen Sie konkret tun?

Zunächst müssen Sie Ihre EU-Umsätze sauber nach Art trennen: innergemeinschaftliche Lieferungen, sonstige Leistungen und Fernverkäufe an Verbraucher gehören in unterschiedliche Meldungen. Vor jeder steuerfreien Lieferung sollten Sie die USt-IdNr. Ihres Geschäftspartners über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) qualifiziert bestätigen lassen – nur so bleibt die Steuerfreiheit rechtssicher. Für die laufende Praxis empfiehlt sich zudem eine Buchhaltungssoftware oder ein ERP-System, das EU-Umsätze automatisch nach Bestimmungsland und Leistungsart trennt, damit ZM, OSS und Intrastat nicht händisch aus der Finanzbuchhaltung herausgefiltert werden müssen. Welche dieser Pflichten konkret für Ihr Unternehmen gelten, zeigt ein Werkzeug wie Company Audit auf einen Blick.

Bis wann und wie oft müssen Sie melden?

Die Zusammenfassende Meldung ist bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums über das BZSt-Portal einzureichen, in der Regel monatlich. Die OSS-Meldung für Fernverkäufe an Verbraucher erfolgt quartalsweise über das BZSt-OSS-Portal. Die Intrastat-Meldung ist monatlich fällig, sobald die jeweilige Schwelle – Eingang 3 Mio. €, Versand 1 Mio. € – überschritten wurde, und muss dann für das gesamte Kalenderjahr fortgeführt werden.

Was droht bei Verstoß?

Wird die Zusammenfassende Meldung nicht, verspätet oder falsch abgegeben, drohen Bußgelder sowie der rückwirkende Verlust der Steuerfreiheit für die betroffenen Lieferungen – mit entsprechenden Vorsteuer- und Nachzahlungsrisiken. Auch eine ungeprüfte oder falsche USt-IdNr. des Kunden kann die Steuerfreiheit der Lieferung kosten. Bei OSS und Intrastat führen versäumte oder unvollständige Meldungen ebenfalls zu Bußgeldverfahren, im Fall des OSS zusätzlich zum Ausschluss aus dem Verfahren.

Ablauf der EU-Meldepflichten im Überblick

1. EU-Umsätze erfassen und in innergemeinschaftliche Lieferungen, sonstige Leistungen und Fernverkäufe einteilen.
2. USt-IdNr. der EU-Geschäftspartner prüfen (qualifizierte Bestätigung über das BZSt).
3. Zusammenfassende Meldung bis zum 25. des Folgemonats über das BZSt-Portal abgeben.
4. Für Fernverkäufe an Verbraucher die OSS-Meldung quartalsweise einreichen.
5. Intrastat-Schwellen (Eingang 3 Mio. €, Versand 1 Mio. €) überwachen und ggf. melden.

Häufige Fragen

Was ist die Zusammenfassende Meldung?

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist eine Meldung nach § 18a UStG, mit der Unternehmen dem BZSt ihre innergemeinschaftlichen Lieferungen und bestimmte grenzüberschreitende Leistungen mitteilen. Sie ist Voraussetzung für die Steuerfreiheit dieser Umsätze.

Wer muss den One-Stop-Shop (OSS) nutzen?

Der OSS ist freiwillig, aber für alle relevant, die Fernverkäufe an Verbraucher in mehreren EU-Ländern tätigen. Er erspart einzelne Umsatzsteuer-Registrierungen in jedem Zielland, da eine zentrale, quartalsweise Meldung genügt.

Ab wann gilt die Intrastat-Meldepflicht?

Die Intrastat-Meldepflicht greift, sobald der Wareneingang aus anderen EU-Ländern 3 Mio. € oder der Warenversand in andere EU-Länder 1 Mio. € im Kalenderjahr überschreitet. Die Schwellen für Eingang und Versand werden getrennt geprüft.

Kann man ZM, OSS und Intrastat gleichzeitig abgeben müssen?

Ja. Ein Unternehmen kann gleichzeitig zur Zusammenfassenden Meldung, zur OSS-Meldung und zur Intrastat-Meldung verpflichtet sein, wenn es sowohl B2B-Lieferungen als auch Fernverkäufe an Verbraucher tätigt und die Intrastat-Schwellen überschreitet.

Was passiert, wenn die USt-IdNr. des Kunden ungültig ist?

Ist die USt-IdNr. nicht mehr gültig oder wurde sie nicht qualifiziert bestätigt, kann das Finanzamt die Steuerfreiheit der Lieferung nachträglich versagen. Eine Prüfung vor jeder Lieferung über das BZSt ist deshalb ratsam.

Quelle: § 18a UStG · OSS-Verordnung. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: Juli 2026.