KI-Schulung für Unternehmen

Am 27. Juli 2026 ist die Digital-Omnibus-Verordnung zur Künstlichen Intelligenz in Kraft getreten. Sie hat Artikel 4 des EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689) neu gefasst — und zwar in einem Punkt, der für die Praxis den Unterschied macht: Aus sicherstellen wurde fördern.

Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen seither Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals und anderer in ihrem Auftrag tätiger Personen zu fördern. Was sie nicht mehr müssen: garantieren, dass jede einzelne Person ein bestimmtes Kompetenzniveau erreicht. Die Kommission hatte ursprünglich vorgeschlagen, die Pflicht für Unternehmen ganz zu streichen; im finalen Text ist sie geblieben, nur weicher formuliert.

Drei Dinge, die dabei gern durcheinandergeraten und die Sie auseinanderhalten sollten:

• Die Pflicht ist nicht neu und nicht aufgeschoben. Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025. Einen neuen Stichtag hat der Digital Omnibus für ihn nicht geschaffen — anders als für Hochrisiko-KI, deren Pflichten verschoben wurden.
• Weicher heißt nicht wirkungslos. „Fördern“ ist eine Handlungspflicht. Wer gar nichts tut, erfüllt sie nicht.
• Pflicht ist die Kompetenz, nicht das Zertifikat. Der EU AI Act schreibt weder eine bestimmte Schulung noch eine Zertifizierungsstelle vor. Ein Nachweis ist trotzdem sinnvoll — aber als Ihr Beleg, nicht als gesetzliche Vorgabe.

Die Regelung trifft Anbieter (wer KI-Systeme entwickelt oder unter eigenem Namen anbietet) und Betreiber (wer sie in eigener Verantwortung einsetzt). Der zweite Fall ist der häufige: Sobald in Ihrem Unternehmen jemand ChatGPT für Angebotstexte, Microsoft Copilot für Präsentationen oder ein KI-Tool im CRM benutzt, sind Sie Betreiber im Sinne der Verordnung.

Eine Untergrenze nach Unternehmensgröße gibt es nicht. Auch der Handwerksbetrieb mit acht Mitarbeitenden fällt darunter, wenn dort KI-Werkzeuge im Arbeitsalltag laufen. Was die Verordnung sehr wohl berücksichtigt, ist die Angemessenheit: Umfang und Tiefe der Maßnahmen richten sich nach dem Kontext, in dem die Systeme eingesetzt werden, und nach den Personen, die mit ihnen arbeiten.

Praktisch heißt das: Ein Unternehmen, in dem KI ausschließlich für Textentwürfe genutzt wird, schuldet etwas anderes als eines, das KI in Personalauswahl oder Kreditvergabe einsetzt — dort greifen ohnehin zusätzlich die Hochrisiko-Regeln.

Nicht betroffen sind Sie, wenn in Ihrem Unternehmen nachweislich keine KI-Systeme eingesetzt werden. Das ist allerdings seltener der Fall, als viele annehmen: KI-Funktionen stecken heute in Office-Paketen, Übersetzungswerkzeugen und Kundenservice-Software, ohne dass sie so heißen.

Die Verordnung nennt keine Stundenzahl, kein Curriculum und kein Prüfungsformat. Sie beschreibt ein Ziel und überlässt Ihnen den Weg. In der Aufsichtspraxis haben sich vier Bausteine als das etabliert, was man vernünftigerweise erwarten darf:

• Bestandsaufnahme. Welche KI-Systeme werden bei Ihnen tatsächlich genutzt — auch die, die niemand offiziell eingeführt hat?
• Grundlagenvermittlung. Alle Personen, die mit KI arbeiten, verstehen, was das System kann, wo es zuverlässig irrt und welche Daten dort nichts zu suchen haben.
• Regeln. Eine interne Richtlinie, die den Umgang verbindlich macht, statt ihn dem Einzelnen zu überlassen.
• Dokumentation. Wer wann was gelernt hat. Ohne diesen Baustein haben Sie die anderen drei zwar getan, können es aber nicht zeigen.

Der vierte Punkt ist der, an dem es in der Praxis scheitert. Eine gute Schulung, an die sich alle erinnern, aber von der es keine Teilnehmerliste gibt, ist im Prüfungsfall schwer von gar keiner Schulung zu unterscheiden.

Am 2. August 2026 übernehmen die nationalen Marktüberwachungsbehörden die Aufsicht über den EU AI Act. In Deutschland ist das die Bundesnetzagentur. Ab diesem Datum haben sie die vollen Untersuchungs- und Sanktionsbefugnisse; vorher lag die Durchsetzung faktisch brach.

Für Sie ändert sich damit weniger an der Rechtslage als an der Wahrscheinlichkeit, danach gefragt zu werden. Die Pflicht bestand vorher genauso — nur konnte sie niemand abfragen.

Zur ehrlichen Einordnung der Zahlen, die derzeit durch den Markt gehen: Die vielzitierten 35 Millionen Euro beziehungsweise sieben Prozent des weltweiten Jahresumsatzes sind der Höchstrahmen für verbotene KI-Praktiken nach Artikel 5 — Social Scoring, manipulative Systeme, biometrische Fernidentifizierung. Sie sind nicht die Sanktion für eine unterlassene Schulung. Wie Verstöße gegen Artikel 4 im Einzelnen geahndet werden, regeln die Mitgliedstaaten national; die Verordnung verlangt dabei ausdrücklich, die Größe von KMU und Start-ups zu berücksichtigen. Wer Ihnen ein Bußgeld in Millionenhöhe für eine fehlende KI-Schulung in Aussicht stellt, verkauft Ihnen Angst statt Information.

Das eigentliche Risiko liegt woanders und ist konkreter: Haftung und Sorgfaltspflichtverletzung, wenn aus ungeschulter KI-Nutzung ein Schaden entsteht — ein Datenschutzverstoß durch eine unbedachte Eingabe, eine Fehlentscheidung auf Basis einer erfundenen Quelle, ein diskriminierendes Auswahlergebnis.

Es gibt keine amtliche Checkliste. Was eine Behörde oder ein Auditor typischerweise sehen will, lässt sich aber gut vorhersagen, weil es dieselben Fragen sind wie bei jeder anderen Unterweisungspflicht:

• Wer wurde geschult? Eine namentliche Liste, nicht „alle Mitarbeitenden“.
• Wann? Ein Datum je Person, kein Zeitraum.
• Womit? Inhaltsübersicht oder Curriculum der Maßnahme.
• Mit welchem Ergebnis? Ein Beleg, dass die Inhalte angekommen sind — ein bestandener Abschlusstest ist der einfachste.
• Und für neue Mitarbeitende? Ein Verfahren, das greift, ohne dass jemand daran denken muss.

Genau darauf ist unsere Schulung ausgelegt: Jede Person schließt mit einem datierten Teilnahmezertifikat ab, das per QR-Code verifizierbar ist, und im Team-Bereich sehen Sie auf einen Blick, wer noch fehlt. Das Zertifikat ist ein Jahr gültig — nicht weil das Gesetz das verlangt, sondern weil sich der Stand der Technik in diesem Feld schneller ändert als in den meisten anderen.

Der häufigste Umsetzungsfehler ist, alle über einen Kamm zu scheren — entweder zu wenig für die einen oder zu viel für die anderen. Sinnvoll sind drei Stufen:

Allgemeine Anwender — der weitaus größte Teil der Belegschaft. Sie nutzen KI-Werkzeuge im Arbeitsalltag: Texte, Recherche, Zusammenfassungen, Übersetzungen. Sie brauchen die Grundlagen, ein sicheres Gefühl für Halluzinationen und Bias, und vor allem Klarheit darüber, welche Daten nicht in ein KI-Tool gehören. Das ist der Bereich, den unsere Schulung abdeckt.

Fachverantwortliche — wer KI-Systeme auswählt, einführt oder konfiguriert. Zusätzlich nötig: Verständnis der Risikoklassen, Anbieterprüfung, Auftragsverarbeitung, Kennzeichnungspflichten.

Rollen mit erhöhtem Risiko — wer KI in Personalauswahl, Kreditvergabe, Zugangsentscheidungen oder sicherheitsrelevanten Prozessen einsetzt. Hier greifen die Hochrisiko-Anforderungen des AI Act, und die Schulung muss system- und aufgabenbezogen sein. Eine Grundlagenschulung ersetzt das nicht — auch unsere nicht.

Für einzelne Berufsfelder haben wir die Fallbeispiele angepasst, weil sich die Fragen dort unterscheiden: Steuerberater arbeiten mit Mandantendaten, Anwaltskanzleien zusätzlich mit dem Mandatsgeheimnis, Pflegeeinrichtungen mit Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO, Handwerksbetriebe ohne eigene IT-Abteilung und Kommunen mit dem Verwaltungsrecht obendrauf.

Aus Artikel 4 lässt sich kein Lehrplan ableiten. Aus den Risiken, gegen die er sich richtet, schon. Fünf Themen gehören in jede ernsthafte KI-Schulung für allgemeine Anwender:

• Wie die Technik funktioniert — und wo sie zuverlässig irrt. Wer nicht versteht, dass ein Sprachmodell Plausibilität erzeugt und nicht Wahrheit, prüft die Ausgabe nicht.
• Ergebnisse bewerten. Halluzinationen erkennen, Quellen gegenprüfen, Bias bemerken. Das ist die Kompetenz mit dem größten praktischen Wert.
• Datenschutz. Welche Daten dürfen eingegeben werden, welche nie, was ein Auftragsverarbeitungsvertrag leistet und was nicht.
• Der rechtliche Rahmen. Risikoklassen, Kennzeichnungspflichten, wer im Unternehmen wofür verantwortlich ist.
• Anwendung. Ohne den praktischen Teil bleibt die Schulung Theorie und die Regeln werden umgangen statt befolgt.

Die Schulung läuft vollständig online, im eigenen Tempo, und ist in 60 bis 90 Minuten abgeschlossen. Fünf Pflichtkapitel mit 46 Lernkarten, dazu 18 Prüfungsfragen aus realen Arbeitssituationen statt aus dem Lehrbuch; fünf optionale Zusatzmodule sind enthalten. Jedes Kapitel muss mit mindestens 70 Prozent bestanden werden, der Fortschritt wird gespeichert, Unterbrechen ist jederzeit möglich.

Am Ende steht ein Teilnahmezertifikat als PDF, per QR-Code verifizierbar, mit Datum und Namen. Für Teams gibt es einen Bereich, in dem Sie den Stand aller Mitarbeitenden sehen, Einladungen verschicken und einen Compliance-Report als PDF ziehen können. Die Preise: 19,90 € für Einzelpersonen, 14,90 € pro Person ab zwei, 9,90 € pro Person ab zwanzig — jeweils netto zzgl. MwSt., einmalig, kein Abo.

Und die Grenze, weil sie dazugehört: Diese Schulung deckt die Grundlagen für allgemeine Anwender ab. Für rollenspezifische Anforderungen und für Hochrisiko-Anwendungen bleiben Sie als Arbeitgeber verantwortlich, ergänzend system- und aufgabenbezogen zu schulen. Wir stellen Ihnen den prüfbaren Nachweis für den Grundlagenteil aus — nicht für alles.

Zum Angebot und den Preisen · Kapitel 1 kostenlos ansehen

• Nur die IT schulen. Die Datenschutzverstöße entstehen im Vertrieb und im Marketing, wo Kundendaten in ein Textwerkzeug kopiert werden — nicht in der Entwicklung.
• Einmal schulen und abhaken. Neue Mitarbeitende kommen dazu, Werkzeuge ändern sich. Ohne Verfahren für Nachzügler ist die Liste nach sechs Monaten unvollständig.
• Schulen, aber nicht dokumentieren. Der häufigste und teuerste Fehler. Was Sie nicht belegen können, haben Sie im Prüfungsfall nicht getan.
• Auf ein „offizielles“ Zertifikat warten. Es gibt keine vom EU AI Act vorgesehene Zertifizierungsstelle. Wer damit wirbt, behauptet mehr, als es gibt.
• Die Richtlinie vergessen. Schulung ohne verbindliche Regel bedeutet, dass jede Person selbst entscheidet, was in ein KI-Tool darf. Genau das soll die Kompetenzpflicht verhindern.

Wer das Thema breiter aufziehen will als reine Pflichterfüllung, findet den Zugang über die Personalentwicklung unter KI-Weiterbildung. Wer den Gesetzestext im Detail sucht, findet ihn aufbereitet unter EU-AI-Act-Schulung. Und wer Datenschutz als eigenes Thema braucht: Die DSGVO-Schulung steht daneben und ersetzt diese Schulung nicht.