E-Rechnungen ausstellen: Pflicht ab 2027/2028 vorbereiten

Wer E-Rechnungen bislang nur empfangen musste, steht vor der nächsten Stufe: Ab 2027 beziehungsweise spätestens ab 2028 müssen viele Unternehmen strukturierte E-Rechnungen selbst erstellen und an ihre Geschäftspartner versenden.

Kurz erklärt: Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz eigene E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt die Pflicht für alle übrigen Unternehmen; Kleinunternehmer bleiben dauerhaft ausgenommen. Bis Ende 2027 sind Papier- oder PDF-Rechnungen nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Wer die Pflicht ignoriert, riskiert umsatzsteuerliche Beanstandungen.

Wer ist von der Ausstellungspflicht betroffen?

Betroffen sind grundsätzlich alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen – die Pflicht wird nach Umsatzhöhe gestaffelt eingeführt. Ab 2027 gilt sie für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 €, ab 2028 für alle übrigen Unternehmen. Für die Einordnung zählt jeweils der Umsatz des Vorjahres – Unternehmen sollten also frühzeitig prüfen, in welche Stufe sie fallen, statt erst kurz vor dem jeweiligen Stichtag nachzurechnen. Kleinunternehmer bleiben dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit, müssen eingehende E-Rechnungen aber weiterhin empfangen können. Wer sich frühzeitig einen Überblick verschafft, vermeidet Hektik kurz vor dem jeweiligen Stichtag und kann die Software-Umstellung in Ruhe planen. Welche dieser und weiterer Pflichten konkret für Ihr Unternehmen gelten, zeigt ein Werkzeug wie Company Audit.

Was gilt als E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne der Reform ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format – keine eingescannte Papierrechnung und keine einfache PDF-Datei. Infrage kommen insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1; beide lassen sich automatisiert einlesen, prüfen und in der Buchhaltung weiterverarbeiten. Eine als PDF verschickte Rechnung erfüllt die Anforderungen der Ausstellungspflicht nicht und darf ab den jeweiligen Stichtagen nur noch versendet werden, wenn der Empfänger dem ausdrücklich zustimmt. Wer bereits Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellt, kennt strukturierte Formate und Leitweg-IDs häufig schon aus dem B2G-Bereich – dieses Wissen lässt sich für die B2B-Ausstellungspflicht direkt weiterverwenden.

Was müssen Sie konkret tun?

Die Umstellung betrifft vor allem Software, Stammdaten und interne Prozesse. Fünf Schritte machen Ihr Unternehmen ausstellungsfähig:

1. Prüfen, ab wann die eigene Ausstellungspflicht greift – entscheidend ist, ob der Vorjahresumsatz über oder unter 800.000 € liegt.
2. Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware auf die Erzeugung von XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) umstellen.
3. Stammdaten wie Leitweg-IDs und Käuferangaben vervollständigen, damit strukturierte Rechnungen korrekt erstellt und zugestellt werden können.
4. Für die Übergangszeit die Zustimmung der Kunden zu Papier- oder PDF-Rechnungen einholen und dokumentieren.
5. Ausgehende E-Rechnungen GoBD-konform archivieren.

Da viele Unternehmen den Empfang von E-Rechnungen bereits umgesetzt haben, genügt für die Ausstellung häufig ein Software-Update statt einer kompletten Neuanschaffung – ein früher Start erspart Stress kurz vor der jeweiligen Frist. Klären Sie außerdem frühzeitig mit Ihrem Software- oder Steuerberatungspartner, welche Schnittstellen und Vorlagen für Ihre Buchhaltung nötig sind. Wer die Schritte nacheinander abarbeitet, ist rechtzeitig vor dem eigenen Stichtag ausstellungsfähig, unabhängig davon, ob dieser 2027 oder 2028 lautet.

Bis wann müssen Sie umstellen?

Die Frist richtet sich nach Ihrem Vorjahresumsatz. Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ab 2027 eigene E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen spätestens ab 2028. Bis Ende 2027 dürfen Sie Papier- oder PDF-Rechnungen noch versenden – allerdings nur, wenn der Empfänger dem ausdrücklich zustimmt. Danach wird die strukturierte E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zum verbindlichen Standard, und die bisherige Übergangslösung entfällt. Wer schon vor dem eigenen Stichtag umstellt, profitiert von einer längeren Testphase und kann die Übergangsfrist als Puffer nutzen, statt unter Zeitdruck auf die neue Software zu wechseln.

Was droht bei Verstößen?

Fehlerhafte oder nicht ausgestellte E-Rechnungen führen zu umsatzsteuerlichen Beanstandungen. Die Ausstellungspflicht ist in § 14 UStG in Verbindung mit § 34a UStDV geregelt; wer sie nicht rechtzeitig umsetzt, riskiert bei einer Prüfung durch die Finanzverwaltung Rückfragen und Beanstandungen der Rechnungsstellung. Wer frühzeitig Software, Stammdaten und Archivierung umstellt, vermeidet solche Beanstandungen von vornherein. Je früher diese drei Bausteine stehen, desto geringer ist das Risiko wiederkehrender Beanstandungen bei künftigen Prüfungen.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit. Sie müssen eingehende E-Rechnungen aber weiterhin empfangen können.

Welches Format gilt als E-Rechnung?

Als E-Rechnung gelten strukturierte elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – eine einfache PDF-Datei erfüllt die Anforderungen dagegen nicht, selbst wenn sie inhaltlich alle Angaben einer normalen Rechnung enthält.

Darf ich weiterhin PDF-Rechnungen verschicken?

Bis Ende 2027 ist das möglich, allerdings nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers. Danach wird die E-Rechnung für die betroffenen Unternehmen verbindlich.

Ab wann genau gilt die Pflicht für mein Unternehmen?

Liegt Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €, greift die Pflicht ab 2027. Alle übrigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen müssen spätestens ab 2028 eigene E-Rechnungen ausstellen. Maßgeblich ist dabei stets der Umsatz des jeweiligen Vorjahres.

Was passiert, wenn meine E-Rechnungen fehlerhaft sind?

Fehlerhafte oder nicht ausgestellte E-Rechnungen können zu umsatzsteuerlichen Beanstandungen führen. Deshalb lohnt sich eine frühzeitige Umstellung von Software, Stammdaten und Archivierung.

Quelle: § 14 UStG · § 34a UStDV. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: Juli 2026.