E-Rechnung empfangen: Pflicht für alle Unternehmer seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 reicht eine E-Mail mit PDF-Anhang für Rechnungen an Unternehmer nicht mehr automatisch aus: Alle inländischen Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD entgegennehmen können, unabhängig von ihrer Größe.

Kurz erklärt: Seit 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmer nach § 14 UStG verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) empfangen zu können – das betrifft auch Kleinunternehmer und Vermieter. Technisch genügt dafür ein normales E-Mail-Postfach. Wer E-Rechnungen nicht verarbeiten kann, riskiert vor allem Probleme beim Vorsteuerabzug.

Wer ist zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet?

Zum Empfang strukturierter E-Rechnungen verpflichtet ist jedes inländische Unternehmen, unabhängig von Rechtsform, Größe oder Umsatz. Das schließt Kleinunternehmer nach § 19 UStG ebenso ein wie Freiberufler und Vermieter mit umsatzsteuerpflichtigen Vermietungsleistungen, etwa bei gewerblicher Vermietung. Wer selbst keine Rechnungen stellt, aber welche von Geschäftspartnern erhält, muss sie trotzdem entgegennehmen und lesen können. Für die Praxis heißt das: Sobald auch nur ein Geschäftspartner auf E-Rechnungen umstellt, müssen Sie technisch in der Lage sein, diese zu empfangen – unabhängig davon, wie groß Ihr eigenes Unternehmen ist oder wie viele Rechnungen Sie üblicherweise erhalten.

Was zählt überhaupt als E-Rechnung?

Als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG gilt ausschließlich ein strukturiertes, maschinenlesbares Format – nicht jede elektronisch verschickte Rechnung. Maßgeblich sind insbesondere die Formate XRechnung, ein reines XML-Datenformat, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, das die strukturierten Daten mit einer für Menschen lesbaren PDF-Ansicht kombiniert. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ohne eingebettete strukturierte Daten erfüllt diese Anforderung nicht, gilt umsatzsteuerlich aber weiterhin als sogenannte sonstige Rechnung und darf mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 verschickt werden. Für den Empfang spielt diese Unterscheidung vor allem eine Rolle, weil Sie erkennen müssen, welches Format bei Ihnen ankommt, um es korrekt zu öffnen und abzulegen.

Was bedeutet das technisch für Ihr Unternehmen?

Technisch genügt für den reinen Empfang ein normales E-Mail-Postfach – eine spezielle Software ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie sollten aber sicherstellen, dass eingehende XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien erkannt, gelesen und archiviert werden, statt sie versehentlich zu übersehen, weil sie ungewohnt aussehen oder als Anhang mit unbekannter Dateiendung ankommen. Viele gängige Buchhaltungsprogramme lesen die strukturierten Formate mittlerweile automatisch ein; oft genügt ein Update oder ein Blick in die Einstellungen. Fragen Sie im Zweifel direkt bei Ihrem Softwareanbieter oder Ihrer Steuerberatung nach, ob die aktuelle Version bereits E-Rechnungen verarbeiten kann. Welche weiteren Pflichten für Ihr Unternehmen gelten, zeigt ein Werkzeug wie Company Audit im Überblick.

Was müssen Sie konkret tun?

Vier Schritte machen Ihr Unternehmen empfangsbereit:

1. Sicherstellen, dass ein E-Mail-Postfach zum Empfang von E-Rechnungen erreichbar und bekannt ist.
2. Buchhaltungsprozess anpassen, damit eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien erkannt und archiviert werden.
3. Mitarbeitende informieren, dass E-Rechnungen künftig Standard sind – nicht mehr nur PDF.
4. Bei Bedarf ein Tool zur automatischen Verarbeitung und Validierung strukturierter E-Rechnungen prüfen.

Wer diese vier Punkte einmal einrichtet, ist dauerhaft empfangsbereit – ein wiederkehrender Aufwand entsteht danach in der Regel nicht mehr. Eine formale Anmeldung oder Genehmigung ist dafür nicht nötig.

Bis wann müssen Sie handeln – und was kommt noch?

Handeln müssen Sie bereits jetzt, denn die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne weitere Übergangsfrist oder Antragstellung. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, betrifft die meisten Unternehmen dagegen erst ab 2027 beziehungsweise 2028, gestaffelt nach Umsatz. Wer schon heute empfangsbereit ist, hat für diesen nächsten Schritt bereits die technische Basis geschaffen und muss später nicht unter Zeitdruck nachrüsten.

Was droht, wenn Sie keine E-Rechnungen empfangen können?

Ein direktes Bußgeld für die fehlende Empfangsfähigkeit sieht das Gesetz nicht vor. Praktisch relevant wird das Thema aber beim Vorsteuerabzug: Können Sie eine ordnungsgemäß zugestellte E-Rechnung nicht verarbeiten oder gehen dadurch Belege verloren, drohen Probleme, den Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung geltend zu machen. Auch der Geschäftskontakt kann darunter leiden, wenn Rechnungen wiederholt nicht ankommen oder nicht bearbeitet werden.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Die Empfangspflicht nach § 14 UStG gilt unabhängig von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG – auch Kleinunternehmer müssen strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen und lesen können.

Brauche ich spezielle Software, um E-Rechnungen zu empfangen?

Nein, für den reinen Empfang reicht rechtlich ein normales E-Mail-Postfach. Für die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung ist eine Software zum Lesen der Formate aber praktisch hilfreich.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Beide sind zulässige Formate für strukturierte E-Rechnungen: XRechnung ist ein reines Datenformat, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 kombiniert die Daten mit einer zusätzlich lesbaren PDF-Ansicht.

Muss ich als Vermieter ebenfalls E-Rechnungen empfangen können?

Ja, sofern Sie umsatzsteuerpflichtige Vermietungsleistungen erbringen, etwa bei gewerblicher Vermietung, gilt die Empfangspflicht auch für Sie – unabhängig von der Zahl Ihrer Mietobjekte.

Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen?

Die Ausstellungspflicht für eigene E-Rechnungen folgt erst 2027 beziehungsweise 2028, gestaffelt nach Unternehmensgröße – die Empfangspflicht gilt dagegen bereits seit 2025.

Quelle: § 14 UStG. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: Juli 2026.