Handelsregister-Eintragung: Pflichten für GmbH, UG & Kaufleute

Wer eine GmbH, UG oder AG gründet oder als Kaufmann ein Gewerbe in kaufmännischem Umfang betreibt, muss dies notariell beglaubigt beim Handelsregister anmelden – ebenso jede spätere Änderung an Sitz, Geschäftsführung oder Kapital.

Kurz erklärt: Die Handelsregister-Eintragung ist für Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG konstitutiv – die Gesellschaft entsteht rechtlich erst mit der Eintragung –, während sich der eingetragene Kaufmann ab kaufmännischem Geschäftsumfang anmelden muss. Betroffen sind alle Gründer solcher Rechtsformen sowie bestehende Unternehmen bei jeder eintragungspflichtigen Änderung. Wer die Anmeldung unterlässt oder verzögert, riskiert ein Zwangsgeld des Registergerichts.

Wer ist von der Eintragungspflicht betroffen?

Eintragungspflichtig sind Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG (haftungsbeschränkt) und AG sowie Einzelunternehmer, sobald ihr Geschäftsbetrieb einen kaufmännischen Umfang erreicht und sie damit zum eingetragenen Kaufmann (e.K.) werden. Nach §§ 1, 29 HGB und § 11 GmbHG gilt: Bei GmbH, UG und AG ist die Eintragung konstitutiv, die Gesellschaft existiert als eigenständige Rechtsperson also erst ab dem Tag der Eintragung im Handelsregister – vorher handelt es sich rechtlich um eine Vorgesellschaft. Der eingetragene Kaufmann meldet sich hingegen an, sobald sein Geschäft nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Für beide Gruppen gilt: Die Pflicht entsteht nicht durch eine behördliche Aufforderung, sondern automatisch mit Erreichen der jeweiligen Voraussetzung – wer wartet, bis das Registergericht aktiv wird, ist bereits zu spät dran.

Was müssen Sie konkret tun?

Die Anmeldung zum Handelsregister erfolgt immer notariell beglaubigt und läuft in mehreren Schritten ab, von der Prüfung der Eintragungspflicht bis zur Archivierung der Bestätigung. Welche dieser Pflichten für Ihr Unternehmen konkret gelten, zeigt ein Werkzeug wie Company Audit. In der Praxis bedeutet das: Sie klären zunächst die Rechtsform-Frage, lassen dann die eigentliche Anmeldung von einem Notar beurkunden und reichen anschließend die vollständigen Unterlagen beim zuständigen Registergericht ein.

1. Prüfen, ob und ab wann eine Eintragungspflicht besteht (Rechtsform bzw. kaufmännischer Umfang).
2. Notarielle Anmeldung zum Handelsregister vorbereiten und beurkunden lassen.
3. Gründungs-/Änderungsunterlagen (Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung) beifügen.
4. Alle eintragungspflichtigen Änderungen (Sitz, Geschäftsführung, Kapital) zeitnah nachmelden.
5. Eintragungsbestätigung und Registerauszug archivieren.

Jeder dieser Schritte baut auf dem vorherigen auf: Ohne vollständige Unterlagen verzögert sich die notarielle Beurkundung, ohne notarielle Beurkundung nimmt das Registergericht die Anmeldung nicht an, und ohne archivierten Registerauszug fehlt später der Nachweis gegenüber Banken, Geschäftspartnern oder Behörden.

Was kostet die Eintragung?

Die Registergebühren sind zum 01.06.2025 um 50 % gestiegen, was Gründungen spürbar teurer macht. Eine GmbH-Ersteintragung kostet seither 225 Euro ohne Sacheinlage beziehungsweise 360 Euro mit Sacheinlage. Hinzu kommen die Notarkosten für die Beurkundung, die je nach Stammkapital und Aufwand variieren und in der Kalkulation nicht vergessen werden sollten. Auch Änderungen wie ein neuer Geschäftsführer oder ein verlegter Sitz lösen jeweils eigene, in der Regel geringere Registergebühren aus – wer mehrere Änderungen gleichzeitig anmeldet, spart sich unter Umständen einen Teil der sonst mehrfach anfallenden Notarkosten.

Was droht bei Verstoß?

Wer eine eintragungspflichtige Tatsache nicht oder nicht rechtzeitig anmeldet, riskiert nach § 14 HGB ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro, mit dem das Registergericht die Anmeldung erzwingen kann. Bis zur Eintragung besteht bei Kapitalgesellschaften zudem keine Haftungsbeschränkung: Wer im Namen der noch nicht eingetragenen Gesellschaft handelt, haftet persönlich mit seinem Privatvermögen. Verzögerte Nachmeldungen von Änderungen bergen daher sowohl ein Zwangsgeld-Risiko als auch persönliche Haftungsrisiken für die Handelnden. Wirtschaftlich ist das doppelt riskant: Das Zwangsgeld trifft das Unternehmen bzw. die verantwortlichen Personen direkt, die fehlende Haftungsbeschränkung kann im Streitfall das Privatvermögen der Gründer treffen.

Häufige Fragen

Ab wann muss ich mich als Kaufmann ins Handelsregister eintragen?

Sobald Ihr Geschäftsbetrieb nach Art und Umfang eine kaufmännische Organisation erfordert, sind Sie nach § 1 HGB zur Eintragung als eingetragener Kaufmann (e.K.) verpflichtet, unabhängig davon, ob das Registergericht Sie bereits dazu aufgefordert hat.

Warum ist die Eintragung bei einer GmbH konstitutiv?

Nach § 11 GmbHG entsteht die GmbH als eigene Rechtsperson erst mit der Eintragung ins Handelsregister; vorher besteht lediglich eine Vorgesellschaft ohne die volle Haftungsbeschränkung der eigentlichen GmbH.

Welche Änderungen muss ich nachmelden?

Eintragungspflichtig sind unter anderem Änderungen von Sitz, Geschäftsführung, Firmierung und Stammkapital – sie müssen zeitnah notariell angemeldet werden, damit das Handelsregister den aktuellen Stand widerspiegelt.

Was kostet eine GmbH-Ersteintragung aktuell?

Seit der Gebührenerhöhung zum 01.06.2025 kostet die Ersteintragung einer GmbH 225 Euro ohne Sacheinlage beziehungsweise 360 Euro mit Sacheinlage, zuzüglich der separat anfallenden Notarkosten.

Was passiert, wenn ich die Anmeldung verschleppe?

Das Registergericht kann die Anmeldung nach § 14 HGB mit einem Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro erzwingen; zusätzlich drohen bis zur Eintragung persönliche Haftungsrisiken für die Handelnden.

Quelle: §§ 1, 29 HGB · § 11 GmbHG. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: Juli 2026.