KI-Kompetenz im Unternehmen sicherstellen: Pflichten nach Art. 4 AI Act

Seit dem 2. Februar 2025 reicht der bloße Einsatz von ChatGPT und ähnlichen KI-Tools im Betrieb nicht mehr aus: Der EU AI Act verlangt, dass Mitarbeitende im Umgang mit KI-Systemen ausreichend kompetent sind – und dass Unternehmen das im Zweifel auch nachweisen können. Wer diese Pflicht ignoriert, riskiert im Streit- oder Haftungsfall, dass ihm mangelnde Sorgfalt beim Einsatz von KI vorgeworfen wird.

Kurz erklärt: Art. 4 AI Act verpflichtet seit dem 2. Februar 2025 alle Anbieter und Betreiber von KI-Systemen – ausdrücklich auch Selbständige und KMU, die etwa ChatGPT im Alltag nutzen – dazu, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden zu sorgen, inklusive Sensibilisierung für Halluzinationsrisiken. Eine eigene Bußgeldnorm fehlt zwar, doch bei Fehlern durch unsachgemäße KI-Nutzung drohen Haftungs- und Sorgfaltspflichtprobleme.

Wer ist von der KI-Kompetenz-Pflicht betroffen?

Betroffen sind alle Anbieter und Betreiber von KI-Systemen – ausdrücklich auch kleine und mittlere Unternehmen sowie Selbständige, die generative KI-Tools wie Chatbots, Text-, Bild- oder Code-Generatoren im Arbeitsalltag einsetzen. Auf die Unternehmensgröße oder Branche kommt es dabei nicht an, sondern allein darauf, ob und wie Mitarbeitende mit KI-Systemen arbeiten. Die Pflicht betrifft außerdem nicht nur die IT-Abteilung: Auch Marketing, Support und Verwaltung, die mit generativer KI arbeiten, zählen dazu, sobald sie KI-Ausgaben in ihre tägliche Arbeit übernehmen. Ob Sie KI-Systeme selbst entwickeln (als Anbieter) oder im Betrieb lediglich nutzen (als Betreiber), spielt für die Pflicht keine Rolle – beide Rollen sind ausdrücklich erfasst. Welche dieser Pflichten konkret für Ihr Unternehmen gelten, zeigt ein Werkzeug wie Company Audit.

Was müssen Sie konkret tun?

Art. 4 AI Act verlangt, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden gezielt für den Umgang mit KI-Systemen befähigen und diese Maßnahmen nachvollziehbar dokumentieren. In der Praxis empfehlen sich dafür folgende Schritte, die sich auch in kleinen Teams ohne eigene Compliance-Abteilung umsetzen lassen:

1. Einsatz von KI-Tools im Betrieb erfassen (Text-, Bild-, Code-Generierung, Chatbots, Analysewerkzeuge).
2. Schulung/Sensibilisierung für Mitarbeitende mit KI-Zugriff durchführen, inklusive Grenzen und Fehlerquellen wie Halluzinationen.
3. Nutzungsregeln für KI-Tools schriftlich festhalten, etwa zum Umgang mit vertraulichen Daten und zur Prüfpflicht bei KI-Ausgaben.
4. Teilnahme und Inhalte der Schulung dokumentieren.
5. Kompetenzstand bei neuen KI-Tools oder neuen Mitarbeitenden nachschulen.

Ein dokumentiertes Zertifikat schafft im Streit- oder Haftungsfall einen belastbaren Nachweis der Sorgfaltspflicht und lässt sich bei Bedarf jederzeit vorlegen – etwa gegenüber Kunden, Versicherern oder im Rahmen einer gerichtlichen Auseinandersetzung.

Bis wann muss die KI-Kompetenz sichergestellt sein?

Die Pflicht gilt bereits seit dem 2. Februar 2025 – eine gesonderte Übergangsfrist für den Kompetenzaufbau sieht Art. 4 AI Act nicht vor. Wer KI-Systeme im Betrieb einsetzt, sollte die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden also nicht erst bei einer Kontrolle nachweisen wollen, sondern von Beginn des Einsatzes an sicherstellen. Da laufend neue KI-Tools hinzukommen und sich Funktionen bestehender Tools ändern, ist KI-Kompetenz zudem kein einmaliges Projekt, sondern eine wiederkehrende Aufgabe: Neue Mitarbeitende mit KI-Zugriff und neu eingeführte Werkzeuge erfordern jeweils eine erneute Schulung beziehungsweise Nachschulung. Je länger KI-Systeme ungeschult im Einsatz sind, desto schwerer lässt sich im Nachhinein belegen, dass die Sorgfaltspflicht von Beginn an eingehalten wurde.

Was droht bei einem Verstoß?

Eine eigene Bußgeldnorm für fehlende KI-Kompetenz sieht der AI Act nicht vor. Die Pflicht wirkt aber mittelbar über Sorgfalts- und Haftungsfragen: Kommt es durch unsachgemäße KI-Nutzung – etwa durch unerkannte Halluzinationen in KI-generierten Texten, Bildern oder Analysen – zu Fehlern, Fehlberatung oder Schäden gegenüber Dritten, rückt schnell die Frage in den Blick, ob das Unternehmen seine Sorgfaltspflicht erfüllt hat. Betroffen sein kann dabei nicht nur die vertragliche Haftung gegenüber Kunden, sondern auch die grundsätzliche Frage, ob im Unternehmen die gebotene Sorgfalt beim Einsatz von KI-Systemen überhaupt organisiert war. Genau hier zahlt sich eine saubere Dokumentation aus: Ein Schulungsnachweis oder ein Zertifikat belegt im Streit- oder Haftungsfall, dass die Mitarbeitenden für den Umgang mit KI-Systemen sensibilisiert waren.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn nur die IT-Abteilung geschult wird?

Nein. KI-Kompetenz betrifft alle Mitarbeitenden, die mit generativer KI arbeiten – also auch Marketing, Support und Verwaltung, nicht nur Entwicklerinnen und Entwickler.

Muss die Schulung in einer bestimmten Form erfolgen?

Der AI Act schreibt keine bestimmte Schulungsform vor, ob als Präsenztraining, Online-Kurs oder interne Kurzeinweisung. Entscheidend ist, dass die Mitarbeitenden die Grenzen und Fehlerquellen von KI-Systemen, insbesondere Halluzinationsrisiken, kennen und dass die Maßnahme nachvollziehbar dokumentiert wird.

Was zählt als KI-System im Sinne der Pflicht?

Dazu zählen unter anderem Text-, Bild- und Code-Generatoren, Chatbots sowie Analysewerkzeuge, die im betrieblichen Alltag eingesetzt werden – etwa ChatGPT oder vergleichbare Tools.

Was gilt, wenn im Betrieb noch keine KI-Tools eingesetzt werden?

Ohne KI-Einsatz entsteht auch keine Pflicht nach Art. 4 AI Act. Sobald KI-Systeme eingeführt werden, sollte die KI-Kompetenz der betroffenen Mitarbeitenden aber von Anfang an mitgeplant werden, statt sie nachträglich nachzuholen.

Muss die Schulung wiederholt werden?

Ja. Bei neuen KI-Tools oder neuen Mitarbeitenden mit KI-Zugriff ist eine erneute Schulung beziehungsweise Nachschulung erforderlich, damit der Kompetenzstand im Team aktuell bleibt.

Quelle: Art. 4 AI Act. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: Juli 2026.