Mindestlohn-Dokumentation: Arbeitszeiten korrekt aufzeichnen

Wer Minijobber beschäftigt oder in einer besonders kontrollierten Branche tätig ist, muss die tägliche Arbeitszeit lückenlos dokumentieren – nicht erst bei einer Prüfung, sondern von Anfang an.

Kurz erklärt: Nach § 17 MiLoG in Verbindung mit § 2a SchwarzArbG müssen Arbeitgeber bei Minijobs und in Branchen wie Bau, Gastronomie, Logistik oder Fleischwirtschaft Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit binnen sieben Tagen aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren. Betroffen sind vor allem kleine Betriebe mit geringfügig Beschäftigten; bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 30.000 €.

Wer ist von der Aufzeichnungspflicht betroffen?

Die besondere Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG gilt für zwei Gruppen: geringfügig Beschäftigte (Minijobber) unabhängig von der Branche sowie alle Beschäftigten in den in § 2a SchwarzArbG ausdrücklich genannten Wirtschaftsbereichen, dazu zählen unter anderem Bau, Gastronomie, Logistik und die Fleischwirtschaft. Wer in einem dieser Bereiche auch nur eine Person beschäftigt, muss die Arbeitszeit dokumentieren – unabhängig davon, wie wenige Stunden tatsächlich gearbeitet werden. Auch wenn im Betrieb bereits ein allgemeines Zeiterfassungssystem existiert, ersetzt das nicht automatisch die spezifischen Anforderungen aus § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer müssen für die betroffenen Beschäftigten eigens nachvollziehbar dokumentiert sein. Welche dieser und weiterer Unternehmerpflichten konkret für Ihr Unternehmen gelten, zeigt ein Werkzeug wie Company Audit im Überblick.

Was müssen Sie konkret tun?

Sie müssen für jeden betroffenen Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen und die Aufzeichnungen ordnungsgemäß aufbewahren. Dabei helfen fünf Schritte:

1. Prüfen, welche Beschäftigten unter die Aufzeichnungspflicht fallen (Minijobs, § 2a-Branchen).
2. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit binnen sieben Tagen erfassen.
3. Sicherstellen, dass der geltende Mindestlohn (13,90 € seit 2026) nicht unterschritten wird.
4. Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren.
5. Bei Minijobs die Entgeltgrenze im Blick behalten (dynamische Grenze folgt dem Mindestlohn).

Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit 2026 13,90 € je Stunde und steigt 2027 auf 14,60 €. Ihre Aufzeichnungen müssen so geführt sein, dass sich daraus jederzeit nachvollziehen lässt, dass dieser Betrag für jede geleistete Arbeitsstunde erreicht wurde. In der Praxis empfiehlt sich eine einfache, aber lückenlose Erfassung, etwa über ein digitales Zeiterfassungssystem oder ein sorgfältig geführtes Formular je Beschäftigtem. Entscheidend ist weniger das gewählte Werkzeug als die Vollständigkeit: Jede Arbeitsstunde muss sich im Nachhinein eindeutig einem Tag und einer Uhrzeit zuordnen lassen.

Bis wann und wie lange müssen Sie dokumentieren?

Die Arbeitszeit ist binnen sieben Tagen nach der jeweiligen Arbeitsleistung aufzuzeichnen, die Unterlagen müssen anschließend mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist gilt unabhängig davon, ob die Aufzeichnung elektronisch oder auf Papier erfolgt. Wichtig ist, dass die Sieben-Tage-Frist konsequent eingehalten wird, denn eine nachträglich rekonstruierte Dokumentation gilt bei einer Prüfung häufig nicht als ausreichend. Gerade in Betrieben mit wechselnden Einsatzzeiten, etwa in der Gastronomie oder auf Baustellen, lohnt sich eine tagesaktuelle Erfassung direkt vor Ort, statt die Zeiten erst am Ende der Woche aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. So bleibt die Sieben-Tage-Frist auch bei mehreren wechselnden Einsatzorten sicher eingehalten.

Was droht bei einem Verstoß?

Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG können mit Bußgeldern bis zu 30.000 € geahndet werden. Kontrolliert wird die Einhaltung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls, die die Mindestlohn-Aufzeichnungen unangekündigt prüft. Lückenlose Nachweise über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sind deshalb entscheidend, um im Prüfungsfall nicht in Erklärungsnot zu geraten. Neben dem unmittelbaren Bußgeldrisiko kann eine lückenhafte Dokumentation bei einer Prüfung auch dazu führen, dass Beschäftigungsverhältnisse und Entgeltzahlungen insgesamt genauer unter die Lupe genommen werden. Eine sorgfältig geführte Aufzeichnung schützt deshalb nicht nur vor dem Bußgeld selbst, sondern erleichtert im Zweifel auch den gesamten Prüfungsablauf.

Häufige Fragen

Welche Branchen fallen unter § 2a SchwarzArbG?

Neben Minijobs sind die in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereiche erfasst, dazu zählen unter anderem Bau, Gastronomie, Logistik und Fleischwirtschaft. Wer dort auch nur eine Person beschäftigt, muss die tägliche Arbeitszeit aufzeichnen, unabhängig vom Beschäftigungsumfang.

Wie hoch ist der Mindestlohn aktuell?

Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit 2026 bei 13,90 € pro Stunde und steigt 2027 auf 14,60 €. Die Aufzeichnungen müssen belegen, dass dieser Betrag für jede geleistete Arbeitsstunde nicht unterschritten wird.

Was passiert mit der Minijob-Grenze bei steigendem Mindestlohn?

Die Minijob-Entgeltgrenze ist dynamisch an den Mindestlohn gekoppelt. Mit jeder Mindestlohn-Erhöhung ändert sich auch die zulässige Stundenzahl, die Sie deshalb jährlich neu berechnen sollten, um die Grenze nicht versehentlich zu überschreiten.

Wer kontrolliert die Einhaltung der Mindestlohn-Dokumentation?

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls prüft die Mindestlohn-Aufzeichnungen unangekündigt vor Ort. Lückenlose Nachweise über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sind deshalb entscheidend, nicht erst nachträglich zusammengestellte Unterlagen.

Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Die Unterlagen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren, damit sie bei einer Prüfung durch den Zoll vollständig vorgelegt werden können. Das gilt unabhängig davon, ob die Erfassung elektronisch oder in Papierform erfolgt.

Quelle: § 17 MiLoG · § 2a SchwarzArbG. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: Juli 2026.