Schwerbehindertenquote erfüllen oder Ausgleichsabgabe zahlen

Unternehmen mit mindestens 20 Arbeitsplätzen im Jahresdurchschnitt müssen eine gesetzliche Quote für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen erfüllen. Wer diese Quote nicht erreicht, zahlt für jeden unbesetzten Pflichtplatz eine gestaffelte Ausgleichsabgabe – und muss das jedes Jahr gegenüber der Agentur für Arbeit melden.

Kurz erklärt: Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich mindestens 20 Arbeitsplätzen müssen nach §§ 154, 160 SGB IX eine Quote von 5 % schwerbehinderter Beschäftigter erfüllen. Bleiben Pflichtplätze unbesetzt, wird eine gestaffelte Ausgleichsabgabe von 155 bis 815 Euro je unbesetztem Pflichtplatz fällig, die jährlich bis zum 31. März anzuzeigen und zu zahlen ist.

Wer ist von der Schwerbehindertenquote betroffen?

Betroffen sind alle Arbeitgeber – Unternehmen, Behörden und andere Organisationen – mit jahresdurchschnittlich mindestens 20 Arbeitsplätzen. Sie müssen davon mindestens 5 % mit schwerbehinderten Menschen besetzen, unabhängig von Branche oder Rechtsform. Maßgeblich ist dabei der Durchschnitt über das gesamte Kalenderjahr, nicht die Beschäftigtenzahl an einem einzelnen Stichtag; einzelne schwankende Monate gleichen sich damit über das Jahr aus. Wer unterhalb der Schwelle von 20 Arbeitsplätzen bleibt, ist von der Beschäftigungspflicht und der Ausgleichsabgabe nicht betroffen. Welche dieser Pflichten für Ihr Unternehmen konkret gelten, zeigt ein Werkzeug wie Company Audit.

Was müssen Sie konkret tun?

Um die Quote nachzuweisen und die Ausgleichsabgabe korrekt zu berechnen, sind mehrere Schritte notwendig. Der Ablauf beginnt mit einer sauberen Bestandsaufnahme der Arbeitsplätze und endet mit der fristgerechten Meldung und gegebenenfalls der Zahlung:

1. Jahresdurchschnittliche Zahl der Arbeitsplätze ermitteln (Schwelle: 20).
2. Pflichtplatzzahl (5 %) und tatsächliche Beschäftigung schwerbehinderter Menschen abgleichen.
3. Freie Pflichtplätze möglichst besetzen (auch Anrechnung von Aufträgen an Inklusionsbetriebe prüfen).
4. Anzeige und Berechnung der Ausgleichsabgabe bis 31.03. an die Agentur für Arbeit übermitteln.
5. Ausgleichsabgabe fristgerecht zahlen.

Ein wirksamer Hebel, um die Abgabe zu senken, sind Aufträge an Werkstätten für behinderte Menschen und Inklusionsbetriebe: Solche Aufträge werden angerechnet und mindern die Ausgleichsabgabe, wenn freie Pflichtplätze nicht direkt besetzt werden können. Das lohnt sich besonders für Unternehmen, die kurzfristig keine passenden Bewerberinnen oder Bewerber für offene Pflichtplätze finden, aber dennoch ihre Abgabenlast reduzieren möchten. Es lohnt sich daher, vor der jährlichen Anzeige zu prüfen, ob entsprechende Aufträge bereits vergeben wurden oder kurzfristig vergeben werden können, und die entsprechenden Nachweise für die Meldung an die Agentur für Arbeit bereitzuhalten.

Bis wann und wie oft müssen Sie melden?

Die Anzeige und Berechnung ist einmal jährlich bis zum 31. März fällig – für das jeweils abgelaufene Kalenderjahr. Die Meldung geht an die Agentur für Arbeit; sie ist unabhängig davon abzugeben, ob die Quote erfüllt wurde oder nicht, denn erst aus der Meldung ergibt sich, ob und in welcher Höhe eine Ausgleichsabgabe fällig wird. Da es sich um eine wiederkehrende, jährliche Pflicht handelt, empfiehlt es sich, die Ermittlung der Arbeitsplatzzahl und den Abgleich mit der tatsächlichen Beschäftigung schwerbehinderter Menschen nicht erst kurz vor dem Stichtag anzugehen, sondern frühzeitig im Jahr vorzubereiten.

Was droht bei Verstoß?

Wird die Quote nicht erfüllt, wird für jeden unbesetzten Pflichtplatz eine gestaffelte Ausgleichsabgabe fällig: 155, 275, 405 oder 815 Euro, je nachdem, wie stark die tatsächliche Beschäftigungsquote von den vorgeschriebenen 5 % abweicht. Je größer die Lücke zur vorgeschriebenen Quote, desto höher fällt der Betrag je unbesetztem Pflichtplatz aus. Die Staffelbeträge wurden zuletzt erhöht, weshalb Unternehmen bei ihrer Kalkulation mit den aktuell gültigen Sätzen rechnen sollten. Zusätzlich zur Ausgleichsabgabe drohen Bußgelder, wenn die jährliche Anzeige gegenüber der Agentur für Arbeit unterlassen wird – Abgabepflicht und Anzeigepflicht sind also zwei getrennte Risiken, die beide ernst genommen werden sollten.

Die wichtigsten Eckpunkte im Überblick:

Häufige Fragen

Ab wann gilt die Pflicht zur Beschäftigung schwerbehinderter Menschen?

Die Pflicht gilt für Arbeitgeber, die jahresdurchschnittlich mindestens 20 Arbeitsplätze haben. Sie müssen dann mindestens 5 % dieser Plätze mit schwerbehinderten Menschen besetzen, so §§ 154, 160 SGB IX. Bleibt Ihr Unternehmen dauerhaft unter dieser Schwelle, entsteht die Pflicht nicht.

Wie hoch ist die Ausgleichsabgabe?

Die Ausgleichsabgabe ist gestaffelt und beträgt 155, 275, 405 oder 815 Euro je unbesetztem Pflichtplatz, abhängig davon, wie stark die tatsächliche Quote von den vorgeschriebenen 5 % abweicht. Die Staffelbeträge wurden zuletzt erhöht.

Bis wann muss ich die Anzeige einreichen?

Die Anzeige und Berechnung der Ausgleichsabgabe ist jährlich bis zum 31. März an die Agentur für Arbeit zu übermitteln – für das jeweils abgelaufene Kalenderjahr.

Kann ich die Ausgleichsabgabe reduzieren?

Ja. Aufträge an Werkstätten für behinderte Menschen und Inklusionsbetriebe werden angerechnet und mindern die fällige Ausgleichsabgabe, wenn freie Pflichtplätze nicht direkt besetzt werden können.

Was passiert, wenn ich die Anzeige nicht abgebe?

Wird die jährliche Anzeige unterlassen, drohen zusätzlich zur Ausgleichsabgabe Bußgelder. Anzeigepflicht und Zahlungspflicht bestehen also unabhängig voneinander.

Quelle: §§ 154, 160 SGB IX. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: Juli 2026.