Compléter les mentions obligatoires sur les courriers commerciaux et les e-mails

Quiconque envoie des courriers commerciaux en tant que commerçant ou société de capitaux doit toujours y joindre certaines informations sur l'entreprise — et cela vaut depuis des années aussi pour les e-mails professionnels ordinaires, pas seulement pour les lettres sur papier.

En bref : le § 37a HGB (Code de commerce allemand) et le § 35a GmbHG (loi allemande sur les sociétés à responsabilité limitée) obligent les commerçants et les sociétés de capitaux à indiquer sur chaque courrier commercial — e-mails compris — la raison sociale, la forme juridique, le siège, le tribunal du registre avec le numéro d'immatriculation et, pour les sociétés de capitaux, le nom de tous les gérants. En cas d'absence de ces mentions obligatoires, une astreinte et des mises en demeure en droit de la concurrence de la part de concurrents ou d'associations sont à craindre.

Qui est concerné par cette obligation ?

Sont concernés tous les commerçants au sens du Handelsgesetzbuch ainsi que les sociétés de capitaux telles que la GmbH, l'UG (haftungsbeschränkt) et l'AG. Pour eux, le § 37a HGB et le § 35a GmbHG prescrivent expressément ces mentions dès qu'ils adressent un courrier commercial à un destinataire déterminé, désigné nommément — ce qui inclut expressément les e-mails professionnels, pas seulement le courrier papier classique. Celui qui est inscrit au registre du commerce comme commerçant est soumis à l'obligation au même titre qu'une direction à plusieurs membres d'une GmbH. La disposition concerne ainsi une grande partie des entreprises en activité, quels que soient leur secteur ou leur taille.

Quelles mentions doivent figurer sur les courriers commerciaux et les e-mails ?

Sur chaque courrier commercial doivent figurer la raison sociale, la forme juridique, le siège ainsi que le tribunal du registre avec le numéro d'immatriculation. Pour les sociétés de capitaux s'ajoute l'obligation de nommer tous les gérants ou membres du directoire — et pas seulement la personne qui signe effectivement le courrier. Le tableau suivant montre quelle mention est obligatoire pour qui :

Ces mentions ont leur place dans la signature des e-mails comme sur le papier à en-tête, les factures et les devis. Un outil tel que Company Audit montre lesquelles de ces obligations s'appliquent concrètement à votre entreprise.

Où ces mentions doivent-elles figurer exactement ?

Les mentions obligatoires doivent figurer dans toute correspondance sortante adressée à un destinataire déterminé — donc papier à en-tête, modèles de factures, modèles de devis et signature d'e-mail de tous les collaborateurs. Les factures et devis envoyés en pièce jointe PDF sont eux aussi considérés comme des courriers commerciaux et exigent les mentions complètes. En revanche, les circulaires adressées à un cercle indéterminé de destinataires, par exemple des mailings publicitaires généraux sans adressage concret, ne relèvent pas de cette obligation. En pratique, cela ne concerne toutefois que très peu de courriers, car la plupart des e-mails et documents professionnels sont adressés à un interlocuteur concret. En cas de doute, il est plus simple d'intégrer systématiquement les mentions obligatoires dans chaque modèle, plutôt que de vérifier au cas par cas s'il s'agit d'un destinataire déterminé.

Que devez-vous faire concrètement ?

La mise en œuvre peut s'organiser en quelques étapes clairement délimitées :

1. Rassembler les mentions obligatoires : raison sociale, forme juridique, siège, tribunal du registre et numéro d'immatriculation.
2. Pour les sociétés de capitaux, indiquer en plus le nom de tous les gérants ou membres du directoire.
3. Intégrer les mentions dans la signature d'e-mail de tous les collaborateurs.
4. Compléter les mentions sur le papier à en-tête, les modèles de factures et les modèles de devis.
5. En cas de changement, comme une nouvelle direction ou un transfert de siège, mettre à jour rapidement les signatures et les modèles.

Un modèle de signature central pour tous les collaborateurs évite que certaines boîtes aux lettres oublient les mentions ou continuent d'utiliser des versions obsolètes. Si le modèle est géré de manière centralisée et déployé automatiquement, une seule mise à jour suffit pour mettre à niveau simultanément tous les canaux sortants — e-mail, papier à en-tête, modèles de factures et de devis.

Que risque-t-on en cas d'infraction ?

Si les mentions obligatoires manquent sur les courriers commerciaux ou les e-mails, le tribunal du registre peut infliger une astreinte pour faire respecter la disposition. S'y ajoutent des risques de mises en demeure en droit de la concurrence de la part de concurrents ou d'associations, car des mentions obligatoires incomplètes peuvent être considérées comme une infraction au droit de la concurrence. Ces deux risques peuvent être évités avec un effort raisonnable : qui configure une fois proprement les modèles et les signatures et les entretient avec constance à chaque changement d'organisation maintient durablement ses mentions obligatoires correctes et réduit sensiblement le risque de mise en demeure. Dans les équipes en croissance en particulier, un coup d'œil régulier sur tous les canaux sortants est utile, afin que les nouveaux collaborateurs travaillent dès le début avec la signature correcte.

Questions fréquentes

L'obligation s'applique-t-elle aussi aux entrepreneurs individuels ?

L'obligation prévue au § 37a HGB concerne les commerçants au sens du Handelsgesetzbuch. Celui qui est inscrit comme commerçant doit faire figurer ces mentions au même titre qu'une société de capitaux — quelle que soit la petite taille de l'entreprise.

Un e-mail professionnel compte-t-il comme courrier commercial ?

Oui. Le § 37a HGB et le § 35a GmbHG visent expressément aussi les e-mails professionnels, pas seulement les lettres papier. Les mentions obligatoires doivent donc figurer dans la signature de chaque e-mail professionnel adressé à un destinataire déterminé.

Faut-il nommer tous les gérants ?

Pour les sociétés de capitaux, oui : tous les gérants ou membres du directoire doivent être nommément indiqués sur le courrier commercial, et pas seulement la personne qui signe la lettre.

L'obligation s'applique-t-elle aussi aux factures et devis envoyés en PDF ?

Oui. Les factures et devis envoyés en pièce jointe PDF sont eux aussi considérés comme des courriers commerciaux et exigent les mentions obligatoires complètes — exactement comme une lettre classique sur papier.

Que se passe-t-il en cas de changement de direction ?

Les signatures, le papier à en-tête et les modèles doivent être mis à jour rapidement dès que la direction ou le siège change, afin que les mentions sur tous les courriers commerciaux restent correctes et complètes.

Source : § 37a HGB · § 35a GmbHG. Cet article est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique dans un cas particulier. Au : juillet 2026.