Archivage GoBD : conserver les justificatifs de façon infalsifiable

Celui qui se contente de ranger ses factures en PDF dans un dossier de l'entreprise ne satisfait, dans la plupart des cas, pas aux exigences de l'administration fiscale en matière d'archivage régulier. Pour les personnes soumises à des obligations comptables et d'enregistrement, l'archivage infalsifiable des documents fiscalement pertinents est une obligation légale, et non une option.

En bref : l'archivage conforme aux GoBD (principes allemands de tenue et de conservation régulières des livres, enregistrements et documents sous forme électronique, ainsi que d'accès aux données) oblige les entreprises soumises à des obligations comptables et d'enregistrement à conserver tous les justificatifs fiscalement pertinents ainsi que les e-mails concernés de manière inaltérable et traçable. Pratiquement toutes les entreprises tenues de tenir une comptabilité ou des enregistrements sont concernées. Celui qui n'archive pas ses justificatifs de façon infalsifiable et ne documente pas le processus risque, lors d'un contrôle fiscal (Betriebsprüfung), une estimation des bases d'imposition ou le rejet de la comptabilité.

Qui est tenu à un archivage conforme aux GoBD ?

Sont tenues toutes les entreprises et tous les indépendants soumis, en vertu du droit commercial ou fiscal, à une obligation de tenir une comptabilité ou des enregistrements, de la simple saisie des recettes et dépenses professionnelles jusqu'à la comptabilité complète en partie double.

Les GoBD, instruction administrative du ministère fédéral allemand des Finances (BMF), précisent comment mettre en pratique cette obligation découlant du § 147 AO (code général des impôts allemand), en particulier pour les justificatifs numériques et les processus comptables assistés par informatique. Elles s'appliquent quelle que soit la taille de l'entreprise dès lors que des factures électroniques, des systèmes de caisse ou des justificatifs numériques sont utilisés.

En pratique, cela ne concerne pas seulement les sociétés de capitaux classiquement soumises à une obligation comptable, mais aussi les professions libérales et les petits entrepreneurs qui établissent simplement un excédent de recettes sur dépenses : eux aussi doivent archiver leurs justificatifs de manière à ce qu'ils restent inchangés, complets et retrouvables dans un délai raisonnable. Celui qui utilise un système de caisse, un logiciel de comptabilité ou un format de facture électronique est en outre soumis aux exigences d'accès aux données par l'administration fiscale : les données doivent donc non seulement être archivées, mais aussi rester exploitables par machine.

Que devez-vous faire concrètement ?

La mise en place d'un archivage conforme aux GoBD suit un déroulement fixe, qu'il faut établir une fois puis entretenir en continu.

1. Recenser toutes les sources de justificatifs (papier, factures par e-mail, banque en ligne, système de caisse, factures électroniques).
2. Mettre en place un système de numérisation et d'archivage garantissant l'inaltérabilité (caractère infalsifiable).
3. Établir une documentation des procédures pour chaque système informatique utilisé (déroulement, responsabilités, sauvegarde).
4. Définir un concept d'accès et de suppression qui respecte les délais légaux.
5. Vérifier régulièrement, par sondage, l'exhaustivité du processus d'archivage.

Un outil tel que Company Audit montre lesquelles de ces obligations s'appliquent en détail à votre entreprise.

Que signifie « infalsifiable » en pratique ?

Infalsifiable signifie qu'un justificatif une fois archivé ne peut être ni modifié ni supprimé à l'insu de tous après coup, et que chaque modification est consignée de manière traçable.

Un PDF posé en vrac sur un lecteur de l'entreprise ne remplit en règle générale pas cette exigence : les fichiers peuvent y être déplacés, écrasés ou supprimés sans que cela puisse être retracé ultérieurement. Un système d'archivage dédié, doté d'un contrôle d'accès, d'un versionnement et d'un journal des modifications, est donc le choix le plus sûr, par rapport à un dossier ordinaire sur le lecteur de l'entreprise ou dans le cloud.

Il n'est pas nécessaire pour autant d'acquérir une solution spécialisée coûteuse : de nombreux logiciels de comptabilité et de GED (gestion électronique des documents) intègrent déjà un classement infalsifiable, à condition d'être configurés en conséquence et de ne pas être confondus avec un dossier de fichiers ordinaire. Ce qui compte au final, c'est moins l'outil utilisé que la possibilité de prouver de manière continue, après coup, qu'un justificatif est resté inchangé depuis le moment de son archivage.

Pourquoi la documentation des procédures est-elle si importante ?

La documentation des procédures décrit, pour chaque système informatique utilisé, de manière compréhensible comment les justificatifs sont saisis, traités, archivés et sauvegardés, et qui en est responsable dans l'entreprise.

Elle est régulièrement demandée lors des contrôles fiscaux et ne devrait donc pas être établie seulement le jour du contrôle, mais tenue à jour dès le départ et actualisée à chaque modification du processus d'archivage.

Que risque-t-on en cas de manquement aux GoBD ?

En l'absence d'un archivage régulier et infalsifiable, ou lorsque le processus ne peut être démontré par une documentation des procédures, l'administration fiscale peut considérer la comptabilité comme irrégulière.

Il peut en résulter des estimations des bases d'imposition ; dans le cas extrême, l'ensemble de la comptabilité peut être rejeté. L'un comme l'autre peut avoir une incidence directe sur la charge fiscale, que les opérations commerciales sous-jacentes aient ou non été correctement enregistrées.

Questions fréquentes

Un stockage cloud comme Google Drive ou Dropbox suffit-il pour l'archivage ?

Un stockage cloud ordinaire, sans contrôle de versions ni protection contre la suppression, ne satisfait en règle générale pas l'exigence d'inaltérabilité. Il faut un système qui empêche techniquement les modifications et suppressions des justificatifs archivés, ou qui les consigne sans lacune.

Les e-mails professionnels doivent-ils aussi être archivés ?

Oui, dans la mesure où ils sont pertinents sur le plan fiscal, par exemple lorsqu'une facture est envoyée ou reçue par e-mail ou lorsque l'e-mail constitue lui-même une lettre commerciale. Ces e-mails sont soumis aux mêmes exigences que les justificatifs papier.

Les GoBD ne s'appliquent-elles qu'aux grandes entreprises ?

Non. Les GoBD s'appliquent à toutes les entreprises et à tous les indépendants soumis à des obligations comptables et d'enregistrement, quelle que soit leur taille, dès lors que des justificatifs électroniques ou des processus comptables assistés par informatique sont utilisés, ce qui concerne pratiquement toutes les entreprises.

Quelle est la différence entre conservation et archivage au sens des GoBD ?

La conservation désigne de façon générale le fait de garder des documents pendant le délai légal. L'archivage au sens des GoBD désigne concrètement un stockage inaltérable, traçable et exploitable par machine, y compris la documentation du processus qui le sous-tend.

Qui vérifie que l'archivage est conforme aux GoBD ?

Dans le cadre d'un contrôle fiscal, l'administration fiscale se fait donner accès aux données archivées et à la documentation des procédures et vérifie que l'exhaustivité, l'inaltérabilité et la traçabilité sont assurées.

Source : § 147 AO · GoBD (BMF). Cet article est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique pour un cas particulier. Date : juillet 2026.