Archivo GoBD: conservar los justificantes a prueba de auditoría

Quien se limita a guardar las facturas en PDF en una carpeta de la empresa no cumple, en la mayoría de los casos, los requisitos de la administración tributaria para un archivo en debida forma. Para quienes tienen obligaciones de contabilidad y de registro, el archivo a prueba de auditoría de los documentos relevantes a efectos fiscales es una obligación legal, no algo opcional.

En pocas palabras: el archivo conforme a las GoBD (principios alemanes para la llevanza y conservación en debida forma de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos) obliga a las empresas con obligaciones de contabilidad y de registro a conservar todos los justificantes relevantes a efectos fiscales, así como los correos electrónicos pertinentes, de forma inalterable y trazable. Afecta prácticamente a todas las empresas con obligación de llevar contabilidad o registros. Quien no archive los justificantes a prueba de auditoría y no documente el proceso se arriesga, en una inspección fiscal (Betriebsprüfung), a estimaciones de las bases imponibles o al rechazo de la contabilidad.

¿Quién está obligado a un archivo conforme a las GoBD?

Están obligadas todas las empresas y los autónomos que, según el derecho mercantil o tributario, deban llevar contabilidad o registros, desde el simple registro de ingresos y gastos de la actividad hasta la contabilidad completa por partida doble.

Las GoBD, instrucción administrativa del Ministerio Federal de Hacienda alemán (BMF), concretan cómo debe aplicarse en la práctica esta obligación derivada del § 147 AO (Ley General Tributaria alemana), especialmente en el caso de justificantes digitales y procesos contables asistidos por informática. Rigen con independencia del tamaño de la empresa en cuanto se utilicen facturas electrónicas, sistemas de caja o justificantes digitales.

En la práctica, esto no afecta solo a las sociedades de capital sujetas a la obligación contable clásica, sino también a los profesionales liberales y a los pequeños empresarios que solo elaboran un cálculo de excedente de ingresos: también ellos deben archivar sus justificantes de modo que permanezcan inalterados, completos y localizables en un plazo razonable. Quien utilice un sistema de caja, un software de contabilidad o un formato de factura electrónica queda sometido además a los requisitos de acceso a los datos por parte de la administración tributaria: los datos no solo deben archivarse, sino también seguir siendo evaluables por máquina.

¿Qué debe hacer en concreto?

La implantación de un archivo conforme a las GoBD sigue un procedimiento fijo que debe establecerse una vez y mantenerse después de forma continua.

1. Registrar todas las fuentes de justificantes (papel, facturas por correo electrónico, banca online, sistema de caja, facturas electrónicas).
2. Configurar un sistema de digitalización y archivo con inalterabilidad (seguridad a prueba de auditoría).
3. Elaborar la documentación del procedimiento para cada sistema informático utilizado (proceso, responsabilidades, copia de seguridad).
4. Definir un concepto de acceso y de eliminación que respete los plazos legales.
5. Comprobar periódicamente, por muestreo, la integridad del proceso de archivo.

Una herramienta como Company Audit muestra cuáles de estas obligaciones se aplican en detalle a su empresa.

¿Qué significa «a prueba de auditoría» en la práctica?

A prueba de auditoría significa que un justificante, una vez archivado, no puede modificarse ni eliminarse de forma inadvertida con posterioridad, y que cada cambio queda registrado de forma trazable.

Un PDF suelto en una unidad de la empresa no cumple por lo general este requisito: allí los archivos pueden moverse, sobrescribirse o eliminarse sin que luego pueda reconstruirse. Un sistema de archivo específico con control de acceso, control de versiones y registro de cambios es, por tanto, la opción más segura frente a una carpeta normal en la unidad de la empresa o en la nube.

No es imprescindible adquirir una costosa solución especializada: muchos programas de contabilidad y de gestión documental (DMS) ya incorporan un archivo a prueba de auditoría, siempre que estén configurados en consecuencia y no se confundan con una carpeta de archivos normal. Lo decisivo es, en última instancia, menos la herramienta utilizada que la posibilidad de demostrar sin lagunas, a posteriori, que un justificante se ha mantenido inalterado desde el momento de su archivo.

¿Por qué es tan importante la documentación del procedimiento?

La documentación del procedimiento describe de forma comprensible, para cada sistema informático utilizado, cómo se registran, tratan, archivan y respaldan los justificantes, y quién es responsable de ello en la empresa.

Se solicita con regularidad en las inspecciones fiscales y, por ello, no debería elaborarse solo cuando llega la inspección, sino mantenerse desde el principio y actualizarse con cada cambio en el proceso de archivo.

¿Qué ocurre si se incumplen las GoBD?

Si falta un archivo en debida forma y a prueba de auditoría, o si el proceso no puede acreditarse mediante una documentación del procedimiento, la administración tributaria puede calificar la contabilidad como no ajustada a derecho.

La consecuencia pueden ser estimaciones de las bases imponibles; en el caso extremo, puede rechazarse toda la contabilidad. Ambas cosas pueden repercutir directamente en la carga fiscal, con independencia de que las operaciones subyacentes se hayan registrado correctamente o no.

Preguntas frecuentes

¿Basta un almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox para el archivo?

Un almacenamiento en la nube corriente, sin control de versiones ni protección contra el borrado, no cumple por lo general el requisito de inalterabilidad. Se necesita un sistema que impida técnicamente las modificaciones y eliminaciones de justificantes archivados, o que las registre sin lagunas.

¿También deben archivarse los correos electrónicos comerciales?

Sí, siempre que sean relevantes a efectos fiscales, por ejemplo cuando se envía o se recibe una factura por correo electrónico o cuando el propio correo constituye una carta comercial o mercantil. Estos correos están sujetos a los mismos requisitos que los justificantes en papel.

¿Rigen las GoBD solo para las grandes empresas?

No. Las GoBD rigen para todas las empresas y autónomos con obligaciones de contabilidad y de registro, con independencia de su tamaño, en cuanto se utilicen justificantes electrónicos o procesos contables asistidos por informática; esto afecta prácticamente a todas las empresas.

¿Cuál es la diferencia entre conservación y archivo en el sentido de las GoBD?

La conservación designa en general el mantenimiento de documentos durante el plazo legal. El archivo en el sentido de las GoBD se refiere en concreto al almacenamiento inalterable, trazable y evaluable por máquina, incluida la documentación del proceso que lo sustenta.

¿Quién comprueba si el archivo es conforme a las GoBD?

En el marco de una inspección fiscal, la administración tributaria accede a los datos archivados y a la documentación del procedimiento y comprueba que se den la integridad, la inalterabilidad y la trazabilidad.

Fuente: § 147 AO · GoBD (BMF). Este artículo es una información general y no sustituye al asesoramiento jurídico en un caso concreto. Fecha: julio de 2026.