Enregistrement du temps de travail : une obligation de documentation pour chaque entreprise

Depuis une décision de la Cour fédérale du travail (Bundesarbeitsgericht, BAG) de 2022, les employeurs sont tenus d'enregistrer systématiquement le début, la fin et la durée du temps de travail quotidien de leurs salariés. Celui qui n'a pas encore mis en place de système à cet effet devrait le faire sans tarder.

En bref : selon l'article 3 de la loi allemande sur la protection du travail (§ 3 ArbSchG), tel qu'interprété par la Cour fédérale du travail (2022), et le § 16 de la loi sur le temps de travail (ArbZG), les employeurs doivent enregistrer sans lacune le temps de travail quotidien de tous les salariés – début, fin, pauses. Toutes les entreprises sont concernées, quel que soit leur effectif, y compris en télétravail. Conséquence essentielle : sans enregistrements probants, des amendes sont à craindre lors des contrôles, surtout en cas d'heures supplémentaires et de travail le dimanche.

Qui est tenu d'enregistrer le temps de travail ?

L'obligation concerne en principe tout employeur ayant au moins un salarié, quels que soient son secteur ou la taille de l'entreprise. La Cour fédérale du travail a précisé en 2022 que cette obligation découle déjà du § 3 ArbSchG, même en l'absence de la concrétisation légale encore attendue dans la loi sur le temps de travail. Les salariés en télétravail ainsi que ceux en temps de travail fondé sur la confiance (Vertrauensarbeitszeit) sont expressément inclus. L'obligation s'applique que quelqu'un travaille à temps plein, à temps partiel ou en emploi marginal, et que l'entreprise ait ou non pratiqué jusqu'ici un enregistrement du temps de travail : la décision de la Cour fédérale du travail a rendu l'obligation d'enregistrement effective sans période transitoire distincte.

Que devez-vous faire concrètement ?

Vous devez mettre en place un système qui documente sans lacune le début, la fin et les pauses du temps de travail quotidien et qui conserve ces données pendant au moins deux ans. La mise en place se fait en cinq étapes :

1. Choisir un système d'enregistrement (électronique, par application ou – encore admis actuellement – sur papier).
2. Intégrer tous les salariés au système, y compris ceux en télétravail.
3. Enregistrer sans lacune le début, la fin et les pauses du temps de travail quotidien.
4. Signaler séparément les heures supplémentaires et le travail le dimanche et les jours fériés.
5. Conserver les enregistrements au moins deux ans, de manière inaltérable.

Pour choisir le système, il vaut la peine de tenir compte de la taille et de la structure de l'entreprise : pour de petites équipes, une application simple peut suffire, tandis que les entreprises comptant plusieurs sites ou travaillant en équipes profitent souvent d'une solution numérique centralisée qui produit automatiquement les analyses et sépare proprement les droits d'accès. Quelles sont, parmi ces obligations et d'autres obligations de l'entrepreneur, celles qui s'appliquent concrètement à votre entreprise ? Un outil comme Company Audit en donne un aperçu.

L'obligation s'applique-t-elle aussi en cas de temps de travail fondé sur la confiance ?

Oui, même en cas de temps de travail fondé sur la confiance, vous devez documenter le temps de travail réel. Selon la jurisprudence de la Cour fédérale du travail, ce régime dispense seulement de contraintes rigides sur la répartition du temps de travail, mais non de l'obligation d'enregistrement elle-même. Les salariés peuvent donc continuer à décider librement quand ils commencent, terminent leur travail ou font des pauses – le temps de travail doit néanmoins être enregistré et documenté sans lacune. En pratique, cela signifie souvent que les salariés saisissent eux-mêmes leurs horaires dans le système, tandis que l'employeur reste responsable de l'exhaustivité et de la conservation des enregistrements.

D'ici quand devez-vous mettre un système en place ?

Il n'existe actuellement aucun délai transitoire légal assorti d'une date butoir, mais l'obligation existe déjà aujourd'hui en vertu de la décision du BAG de 2022. Une concrétisation légale relative à l'enregistrement électronique obligatoire est en préparation sous forme de projet de ministère (Referentenentwurf) visant 2027 ; elle précisera vraisemblablement davantage l'obligation existante, notamment quant à des systèmes électroniques obligatoires. Celui qui choisit dès maintenant un système ouvert sur l'avenir s'évite plus tard un changement de système coûteux et se prépare à un éventuel durcissement des exigences.

Que risque-t-on en cas d'infraction ?

Les manquements aux obligations de documentation de la loi sur le temps de travail peuvent être sanctionnés par des amendes pouvant atteindre 30 000 €. Les heures supplémentaires non justifiables et le travail le dimanche ou les jours fériés sont particulièrement surveillés, car l'obligation de preuve de deux ans s'applique alors. Outre le risque d'amende, une documentation absente ou lacunaire peut aussi être défavorable dans les litiges de droit du travail, par exemple lorsque des salariés font valoir des heures supplémentaires et que l'employeur, faute de ses propres enregistrements, ne peut plus en réfuter l'ampleur réelle de manière vérifiable.

Questions fréquentes

Un tableau Excel suffit-il pour enregistrer le temps de travail ?

Un tableau Excel peut en principe suffire, à condition d'être tenu sans lacune, documenté de façon suffisamment infalsifiable et conservé au moins deux ans. Les systèmes électroniques ou par application facilitent toutefois nettement la documentation inaltérable et l'analyse ultérieure des heures supplémentaires, en particulier avec plusieurs salariés ou différents modèles de temps de travail.

Les salariés en mini-job doivent-ils aussi faire enregistrer leur temps de travail ?

Oui, l'obligation d'enregistrement s'applique à tous les salariés, quel que soit leur volume d'emploi, donc aussi aux salariés en mini-job et à temps partiel. Pour l'emploi marginal en particulier, les autorités vérifient avec une attention particulière le respect de l'obligation de documentation, car elles y voient un risque accru de temps de travail non enregistré.

Le papier est-il encore admis ?

À l'heure actuelle, l'enregistrement sur papier est encore admis, tant qu'il est tenu sans lacune et de façon compréhensible. Au vu de la réforme prévue de l'ArbZG sur l'enregistrement électronique obligatoire, les entreprises devraient toutefois choisir leur système en pensant à l'avenir, afin d'éviter un changement ultérieur.

L'obligation s'applique-t-elle aussi aux salariés en télétravail ?

Oui, en télétravail aussi, le temps de travail quotidien doit être enregistré intégralement. Les employeurs sont responsables de l'intégration technique et organisationnelle des salariés en télétravail dans le système d'enregistrement choisi, par exemple au moyen d'une application ou d'un système web d'enregistrement du temps.

Qui contrôle le respect de l'enregistrement du temps de travail ?

Le respect de l'obligation est contrôlé par les autorités compétentes des Länder en matière de protection du travail, dans le cadre de contrôles d'entreprise. En cas de manquements constatés aux obligations de documentation de la loi sur le temps de travail, des amendes pouvant atteindre 30 000 € sont encourues, en particulier lorsque des heures supplémentaires ou du travail le dimanche n'ont pas été documentés de façon probante.

Source : § 3 ArbSchG (BAG 2022) · § 16 ArbZG. Cet article est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique dans un cas particulier. Mise à jour : juillet 2026.