Crear un canal de denuncia interno para denunciantes

Quien tiene al menos 50 empleados en Alemania debe operar un canal de denuncia interno para avisos sobre infracciones legales en la empresa, con un canal de denuncia confidencial y plazos de tramitación fijos. Para la puesta en práctica no basta con designar una dirección de correo electrónico; debe funcionar todo el proceso, desde la recepción hasta la respuesta.

En pocas palabras: según los §§ 12 a 14 HinSchG (ley alemana de protección de denunciantes), las empresas con 50 o más empleados deben crear un canal de denuncia confidencial a través del cual empleados y personas externas puedan comunicar infracciones legales. Las denuncias recibidas deben acusarse en un plazo de 7 días, y la respuesta a la persona denunciante debe producirse en un plazo de 3 meses. En caso de infracción, se arriesgan multas de hasta 50.000 euros.

¿A quién afecta la obligación de contar con un canal de denuncia?

Afecta a todas las empresas a partir de 50 empleados, con independencia de la forma jurídica o del sector. En cuanto se alcanza este umbral, se aplica la obligación de operar un canal de denuncia interno derivada de los §§ 12 a 14 HinSchG. Las empresas no tienen por qué crear necesariamente una estructura propia: los §§ 12 a 14 HinSchG permiten expresamente también soluciones de grupo o compartidas. Varias empresas pueden, por tanto, compartir un canal de denuncia interno común, en lugar de mantener cada una recursos propios para el canal de denuncia y la tramitación de los casos. Esto es especialmente relevante para grupos de empresas con varias sociedades que superan por poco el umbral de plantilla, o para empresas que quieren agrupar recursos en lugar de crear un canal de denuncia propio para cada filial. Para los responsables de la empresa, esto significa: primero aclarar si se alcanza el umbral de plantilla y luego decidir si resulta más conveniente una solución propia o compartida. Qué obligaciones se aplican concretamente a su empresa lo muestra una herramienta como Company Audit.

¿Qué debe hacer concretamente?

Para cumplir las exigencias de los §§ 12 a 14 HinSchG son necesarios, en esencia, los siguientes pasos:

1. Crear un canal de denuncia confidencial (digital, telefónico o presencial, con protección de la identidad).
2. Designar el servicio o la persona responsable de tramitar las denuncias recibidas.
3. Establecer un proceso para el acuse de recibo en un plazo de 7 días.
4. Definir un proceso de examen con respuesta a la persona denunciante en un plazo de 3 meses.
5. Informar a los empleados de la existencia y el uso del canal de denuncia.

El canal de denuncia debe diseñarse de modo que se proteja la identidad de la persona denunciante, ya sea como sistema digital, como línea telefónica o como cita presencial con el servicio designado. En la práctica, los sistemas de denuncia digitales facilitan considerablemente el cumplimiento de los plazos, ya que documentan automáticamente el estado de tramitación de cada denuncia y recuerdan internamente al servicio competente antes de que venza un plazo. Es importante, además, que el canal de denuncia no exista solo formalmente, sino que se dé a conocer activamente a los empleados, por ejemplo a través de la intranet, de avisos en tablones o en la incorporación de nuevos empleados. Solo así puede el canal de denuncia cumplir su finalidad y ser utilizado realmente llegado el caso.

¿En qué plazo debe reaccionar ante una denuncia?

Para la tramitación de los avisos recibidos rigen dos plazos fijos: la recepción de una denuncia debe acusarse en un plazo de 7 días, y la persona denunciante recibe, a más tardar a los 3 meses, una respuesta sobre el estado o el resultado del examen. Ambos plazos deberían quedar firmemente integrados en el proceso de tramitación del canal de denuncia, por ejemplo mediante recordatorios automáticos en el sistema, para que no se superen por descuido. Si una denuncia se ignora o se dilata, el canal de denuncia no cumple su finalidad legal, exista o no formalmente. Un procedimiento claramente documentado, con responsabilidades, calendario de plazos y régimen de sustitución, ayuda a cumplir ambos plazos de forma fiable incluso en caso de vacaciones o enfermedad de la persona responsable.

¿Qué riesgos hay en caso de infracción?

Quien no cumple la obligación de contar con un canal de denuncia interno o infringe las disposiciones de la HinSchG se arriesga a multas de hasta 20.000 euros o de hasta 50.000 euros. La cuantía depende del tipo y la gravedad de cada infracción. Para las empresas con 50 o más empleados, por tanto, merece la pena crear el canal de denuncia con antelación y de forma documentada, junto con la prueba de la comunicación interna a los empleados. Quien ya ha definido con claridad el canal de denuncia, las responsabilidades y los plazos antes de una primera denuncia reduce el riesgo de cometer errores bajo presión de tiempo llegado el caso y de infringir así las disposiciones de los §§ 12 a 14 HinSchG.

Preguntas frecuentes

¿A partir de qué tamaño de empresa rige la obligación?

La obligación de contar con un canal de denuncia interno según los §§ 12 a 14 HinSchG se aplica a las empresas a partir de 50 empleados, con independencia del sector o de la forma jurídica.

¿Pueden varias empresas utilizar un canal de denuncia común?

Sí. Las soluciones de grupo o compartidas por varias empresas son admisibles según los §§ 12 a 14 HinSchG, de modo que puede operarse un canal de denuncia interno común para varias sociedades.

¿Pueden presentar denuncias también personas externas?

Sí. El canal de denuncia no puede limitarse a los empleados: también personas externas, como clientes o proveedores, deben poder comunicar infracciones legales.

¿Con qué rapidez debe reaccionar el canal de denuncia ante una denuncia?

La recepción de una denuncia debe acusarse en un plazo de 7 días, y la respuesta sobre el fondo a la persona denunciante debe producirse en un plazo de 3 meses.

¿Qué ocurre en caso de infracciones de la obligación de denuncia?

Las infracciones de las obligaciones de los §§ 12 a 14 HinSchG pueden sancionarse con multas de hasta 20.000 euros o de hasta 50.000 euros.

Fuente: §§ 12 a 14 HinSchG. Este artículo es información general y no sustituye el asesoramiento jurídico en cada caso concreto. Fecha: julio de 2026.