Declaración recapitulativa, OSS e Intrastat en el comercio con la UE

Quien vende mercancías o servicios a través de las fronteras a clientes de otros países de la UE no solo debe tributar por ello, sino también comunicarlo por varias vías.

En resumen: las empresas con entregas intracomunitarias, prestaciones de servicios o ventas a distancia a consumidores de la UE deben presentar la declaración recapitulativa (Zusammenfassende Meldung, ZM) conforme al § 18a UStG (ley alemana del IVA) antes del día 25 del mes siguiente. Quien utilice la ventanilla única (One-Stop-Shop, OSS) declara trimestralmente. A partir de unas entradas de mercancías de 3 M€ o unas expediciones de mercancías de 1 M€, se añade además la declaración Intrastat.

¿Quién está obligado a presentar la declaración recapitulativa, el OSS o Intrastat?

Está sujeta a declaración, en principio, toda empresa que realice entregas intracomunitarias, prestaciones de servicios transfronterizas a empresarios de la UE o ventas a distancia a particulares de otros Estados de la UE. Para la ZM cuenta cada entrega intracomunitaria exenta y cada prestación de servicios B2B sujeta a declaración. Para el OSS son relevantes sobre todo los comerciantes en línea y los prestadores de servicios que venden mercancías o servicios digitales a consumidores de varios países de la UE. Intrastat afecta únicamente a las empresas cuyas entradas de mercancías procedentes de la UE superan los 3 M€ o cuyas expediciones de mercancías a la UE superan 1 M€ en el año natural. En la práctica, esto afecta sobre todo a las empresas productoras, los mayoristas y las tiendas en línea en crecimiento cuyo negocio en la UE va más allá de entregas individuales ocasionales.

¿Qué distingue la declaración recapitulativa del procedimiento OSS?

La declaración recapitulativa afecta exclusivamente a las operaciones B2B, es decir, a las entregas intracomunitarias y a determinadas prestaciones de servicios a empresarios de otros países de la UE, y se presenta ante la BZSt (Oficina Federal Central de Impuestos) sin que en ella se pague IVA. El OSS, en cambio, agrupa el IVA de las ventas a distancia B2C: en lugar de registrarse a efectos del IVA individualmente en cada país de destino de la UE, la empresa declara y paga de forma centralizada el impuesto que corresponda en cada uno de ellos mediante una única declaración OSS trimestral. Ambas vías de declaración no se excluyen y pueden coexistir cuando una empresa desarrolla en la UE tanto negocio B2B como B2C.

¿Qué debe hacer concretamente?

En primer lugar, debe separar con claridad sus operaciones en la UE por tipo: las entregas intracomunitarias, las prestaciones de servicios y las ventas a distancia a consumidores pertenecen a declaraciones distintas. Antes de cada entrega exenta, debería hacer confirmar de forma cualificada el número de identificación a efectos del IVA (USt-IdNr.) de su socio comercial a través de la Oficina Federal Central de Impuestos (BZSt); solo así se mantiene la exención con seguridad jurídica. Para la práctica diaria se recomienda además un software de contabilidad o un sistema ERP que separe automáticamente las operaciones en la UE por país de destino y tipo de prestación, de modo que la ZM, el OSS e Intrastat no tengan que extraerse a mano de la contabilidad financiera. Una herramienta como Company Audit le muestra de un vistazo qué obligaciones se aplican concretamente a su empresa.

¿Hasta cuándo y con qué frecuencia debe declarar?

La declaración recapitulativa debe presentarse a través del portal de la BZSt como máximo el día 25 posterior a la finalización del período de declaración, por lo general mensualmente. La declaración OSS de las ventas a distancia a consumidores se efectúa trimestralmente a través del portal OSS de la BZSt. La declaración Intrastat vence mensualmente en cuanto se ha superado el umbral correspondiente (entradas 3 M€, expediciones 1 M€), y debe mantenerse entonces durante todo el año natural.

¿Qué se arriesga en caso de infracción?

Si la declaración recapitulativa no se presenta, se presenta tarde o de forma incorrecta, se arriesgan multas, así como la pérdida retroactiva de la exención de las entregas afectadas, con los correspondientes riesgos de IVA soportado y de pagos complementarios. También un número de identificación a efectos del IVA del cliente sin comprobar o incorrecto puede costar la exención de la entrega. En el OSS e Intrastat, las declaraciones omitidas o incompletas conducen asimismo a procedimientos sancionadores y, en el caso del OSS, además a la exclusión del régimen.

Procedimiento de las obligaciones de declaración en la UE de un vistazo

1. Registrar las operaciones en la UE y clasificarlas en entregas intracomunitarias, prestaciones de servicios y ventas a distancia.
2. Comprobar el número de identificación a efectos del IVA de los socios comerciales de la UE (confirmación cualificada a través de la BZSt).
3. Presentar la declaración recapitulativa antes del día 25 del mes siguiente a través del portal de la BZSt.
4. Para las ventas a distancia a consumidores, presentar trimestralmente la declaración OSS.
5. Vigilar los umbrales de Intrastat (entradas 3 M€, expediciones 1 M€) y declarar en su caso.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la declaración recapitulativa?

La declaración recapitulativa (ZM) es una declaración conforme al § 18a UStG mediante la cual las empresas comunican a la BZSt sus entregas intracomunitarias y determinadas prestaciones transfronterizas. Es requisito para la exención de estas operaciones.

¿Quién debe utilizar la ventanilla única (OSS)?

El OSS es voluntario, pero relevante para todos los que realicen ventas a distancia a consumidores en varios países de la UE. Evita registros individuales a efectos del IVA en cada país de destino, ya que basta una declaración centralizada y trimestral.

¿A partir de cuándo rige la obligación de declarar Intrastat?

La obligación de declarar Intrastat se aplica en cuanto las entradas de mercancías procedentes de otros países de la UE superan los 3 M€ o las expediciones de mercancías a otros países de la UE superan 1 M€ en el año natural. Los umbrales de entrada y de expedición se examinan por separado.

¿Se puede estar obligado a presentar a la vez la ZM, el OSS e Intrastat?

Sí. Una empresa puede estar obligada al mismo tiempo a la declaración recapitulativa, a la declaración OSS y a la declaración Intrastat si realiza tanto entregas B2B como ventas a distancia a consumidores y supera los umbrales de Intrastat.

¿Qué ocurre si el número de identificación a efectos del IVA del cliente no es válido?

Si el número de identificación a efectos del IVA ya no es válido o no se confirmó de forma cualificada, la administración tributaria puede denegar a posteriori la exención de la entrega. Por ello es aconsejable comprobarlo a través de la BZSt antes de cada entrega.

Fuente: § 18a UStG · reglamento OSS. Esta contribución es una información general y no sustituye el asesoramiento jurídico en un caso concreto. Fecha: julio de 2026.