Ley alemana de acreditación (NachwG): cómo acreditar correctamente las condiciones laborales esenciales

Los nuevos empleados reciben su contrato de trabajo, pero ¿basta eso como acreditación? Según la ley alemana de acreditación (Nachweisgesetz, NachwG), el empleador debe dejar constancia por escrito, o en forma de texto, de las condiciones contractuales esenciales de cada nuevo empleado y entregárselas dentro de plazo.

En resumen: la Nachweisgesetz obliga al empleador a documentar las condiciones laborales esenciales (entre otras, las partes, el inicio, la actividad, la retribución, la jornada, las vacaciones y el despido) y a entregarlas a los nuevos empleados dentro de plazos escalonados tras el inicio de la relación laboral. Desde 2025 basta, en principio, la forma de texto; en determinados sectores (§ 2a SchwarzArbG) sigue siendo obligatoria la forma en papel con firma. En caso de infracción se imponen multas de hasta 2.000 € por caso.

¿A quién afecta la obligación de acreditación?

Afecta a todo empleador que contrata a nuevos empleados: por cada nuevo empleado deben entregarse por escrito, o en forma de texto, las condiciones contractuales esenciales. La obligación no depende de un determinado tamaño de empresa, sino de que comience una nueva relación laboral. Solo existe una diferencia en cuanto a la forma de la acreditación: en la mayoría de los sectores basta desde 2025 la forma de texto; en los sectores del § 2a SchwarzArbG se mantiene la forma en papel con firma. Si contrata personal con regularidad, debería integrar por ello la obligación de acreditación como parte fija del proceso de contratación. Así mantendrá una visión de conjunto, en todas las contrataciones, de qué datos ya constan y cuáles faltan todavía.

¿Qué debe hacer concretamente?

Para cumplir plenamente la obligación de acreditación son necesarios cinco pasos:

1. Reunir las condiciones contractuales esenciales (partes, inicio, actividad, retribución, jornada, vacaciones, despido).
2. Elaborar la acreditación como documento (forma de texto; en determinados sectores, todavía papel con firma).
3. Asegurar la entrega dentro de los plazos legales tras el inicio de la relación laboral.
4. Si cambian las condiciones, entregar una acreditación actualizada.
5. Documentar la entrega.

Un contrato de trabajo escrito correcto cubre por lo general por completo las obligaciones de acreditación; un documento de acreditación aparte no es entonces imprescindible si el contrato ya contiene todos los datos esenciales. Si falta alguno de los datos en el contrato, debe completarse en una acreditación separada, de modo que la entrega se efectúe y se documente dentro de plazo y de forma completa. Lo mejor es archivar la acreditación entregada directamente en el expediente de personal del empleado correspondiente, para poder localizarla con rapidez en caso necesario.

¿Hasta cuándo debe entregarse la acreditación?

Los plazos de entrega son escalonados: una parte de los datos debe constar ya el primer día de trabajo, otra parte a más tardar a los siete días y el resto en el plazo de un mes desde el inicio de la relación laboral. Qué plazo se aplica en cada caso depende del dato concreto. En la práctica conviene, por tanto, prever de forma fija en el proceso de contratación los tres momentos (primer día, séptimo día, un mes), en lugar de elaborar la acreditación solo cuando los empleados la pidan. Quien cubra la acreditación mediante el contrato de trabajo debería además asegurarse de que este ya esté firmado en el primero de los tres momentos. Una simple entrada en el calendario interno en la fecha de inicio de cada nuevo empleado ayuda a no dejar pasar ninguno de los tres plazos.

¿Qué ocurre si se infringe la NachwG?

Quien no acredita las condiciones laborales esenciales, no lo hace correctamente o no lo hace a tiempo se expone a una multa de hasta 2.000 € por infracción. Dado que la obligación rige por separado para cada empleado, el riesgo puede sumarse en caso de varias contrataciones: quien cubre varios puestos a la vez y incumple los plazos con cada empleado debe contar con un múltiplo de la multa. Además del riesgo económico, una acreditación completa y entregada a tiempo aporta también seguridad jurídica si más adelante surge una disputa sobre las condiciones pactadas. Por ello, revise con antelación en cada contratación qué plazos se aplican a qué datos, para evitar desde el principio el riesgo de multa. Qué obligaciones de estas se aplican a su empresa lo muestra una herramienta como Company Audit.

Preguntas frecuentes

¿Basta el contrato de trabajo como acreditación?

Sí, por lo general un contrato de trabajo escrito correcto cubre por completo las obligaciones de acreditación, siempre que contenga todas las condiciones contractuales esenciales y esté firmado a tiempo. Un documento de acreditación adicional no es entonces necesario. Por ello, compruebe en cada nuevo contrato de trabajo que contenga por completo todos los datos esenciales.

¿Debe entregarse la acreditación en papel?

Desde 2025 basta, en principio, la forma de texto, por ejemplo por correo electrónico o en PDF. Se aplica una excepción a los sectores del § 2a SchwarzArbG: allí sigue prescrita la forma en papel con firma manuscrita.

¿Qué forma parte de las condiciones laborales esenciales?

Entre ellas figuran, entre otras, las partes del contrato, el inicio de la relación laboral, la actividad, la retribución, la jornada, el derecho a vacaciones y las normas sobre el despido. Estos datos deben formularse de manera completa e inequívoca.

¿Qué ocurre si cambian las condiciones laborales?

Si cambian condiciones esenciales durante la relación laboral, debe entregarse a los empleados una acreditación actualizada. También aquí se aplican por analogía los plazos escalonados.

¿Cómo debe documentarse la entrega?

La entrega de la acreditación debe documentarse, en principio, para poder demostrar en caso de litigio que el empleado recibió la acreditación y cuándo. Esto protege al empleador, en caso de duda, frente al reproche de haber incumplido la obligación de acreditación. Por lo general basta una breve confirmación escrita o una anotación en la documentación de personal.

Fuente: NachwG. Este artículo es información de carácter general y no sustituye el asesoramiento jurídico en un caso concreto. Fecha: julio de 2026.