Plazos de conservación de justificantes, libros y cartas comerciales en Alemania 2025

Quien destruye demasiado pronto justificantes contables, libros mercantiles o cartas comerciales se expone a serias desventajas en una inspección fiscal. Desde la reforma introducida por la cuarta ley de reducción de la burocracia (Bürokratieentlastungsgesetz IV), las empresas en Alemania están sujetas a nuevos plazos legales de conservación, en parte más cortos; y quien aún tenga en mente los plazos antiguos debería revisar ahora sus rutinas de archivo. Los justificantes contables, los libros mercantiles, las cuentas anuales y las cartas comerciales se ven afectados por igual, aunque cada uno con su propio plazo.

En resumen: según el § 147 AO (código tributario alemán, Abgabenordnung), las empresas deben conservar los justificantes contables 8 años, los libros y las cuentas anuales 10 años, y las cartas comerciales y mercantiles 6 años. Afecta a todas las empresas obligadas a llevar contabilidad y a los autónomos con obligaciones de registro. Quien calcule mal los plazos o elimine documentos demasiado pronto corre el riesgo de que, en una inspección fiscal, se estimen las bases imponibles.

¿A quién afectan los plazos de conservación?

La obligación de conservación del § 147 AO afecta, en principio, a todos los comerciantes, empresarios y profesionales liberales obligados a llevar contabilidad o registros, con independencia de la forma jurídica o del tamaño de la empresa. También los pequeños empresarios y los autónomos con cuenta de ingresos y gastos (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) deben conservar sus justificantes durante los plazos prescritos, ya que la Hacienda puede reclamarlos en cualquier momento en el marco de una inspección. La obligación no recae, por tanto, solo en las grandes sociedades de capital, sino igualmente en los empresarios individuales, los profesionales liberales y los equipos pequeños que organizan ellos mismos su contabilidad.

¿Qué plazos se aplican a qué documentos?

Desde la reforma de 2025, el § 147 AO distingue tres categorías con plazos de distinta duración:

Los justificantes contables documentan cada una de las operaciones comerciales, los libros y las cuentas anuales constituyen la base de la contabilidad mercantil y fiscal, y las cartas mercantiles comprenden la correspondencia que prepara, acompaña o concluye una operación comercial. En cada una de estas categorías el plazo corre con independencia de las demás; una empresa puede tener, por tanto, al mismo tiempo distintas fechas de eliminación para distintos tipos de documentos.

¿Qué debe hacer concretamente?

Para cumplir correctamente los plazos, debería establecer un procedimiento sistemático en lugar de clasificar o eliminar documentos a ojo. Qué obligaciones de estas se aplican concretamente a su empresa lo muestra una herramienta como Company Audit.

1. Clasificar los tipos de documentos según sus plazos (justificantes 8 años, libros/cuentas anuales 10 años, cartas comerciales 6 años).
2. Establecer un sistema de archivo, digital o en papel, con fechas de eliminación claras para cada categoría.
3. Determinar correctamente el inicio del plazo: por lo general, el final del año natural de la última anotación o de la fecha del justificante.
4. Proceder a la eliminación solo tras el vencimiento del plazo y tras comprobar los procedimientos en curso, por ejemplo una inspección fiscal.
5. Asignar de forma clara internamente la responsabilidad del control de los plazos.

Precisamente el último punto suele descuidarse en la práctica: sin una persona responsable claramente designada, los plazos quedan sin vigilar hasta que se anuncia una inspección fiscal y se detectan lagunas. Un sencillo calendario de plazos o un recordatorio periódico en la agenda suele bastar para no dejar pasar las fechas de eliminación.

¿Por qué se modificaron los plazos en 2025?

El motivo de la reducción es la cuarta ley de reducción de la burocracia, con la que el legislador reduce las obligaciones de conservación de las empresas y disminuye así la carga administrativa en la contabilidad. Para los justificantes contables, el plazo baja de 10 a 8 años, mientras que los plazos de los libros, las cuentas anuales y las cartas comerciales permanecen sin cambios.

¿Hasta cuándo, o con qué frecuencia, debe actuar?

El cómputo del plazo no se realiza desde la fecha exacta de emisión de un justificante, sino, por lo general, desde el final del año natural en el que se efectuó la última anotación en el libro o en el que se sitúa la fecha del justificante. Solo tras el vencimiento del plazo completo, y únicamente si no hay procedimientos en curso como una inspección fiscal, pueden eliminarse los documentos. Revise los plazos con regularidad, por ejemplo una vez al año en el marco del cierre del ejercicio, y documente qué documentos están pendientes de eliminación y cuáles deben conservarse por procedimientos en curso.

¿Qué ocurre en caso de infracción?

Si los documentos se destruyen demasiado pronto o no están completamente disponibles en una inspección fiscal, la Hacienda puede estimar las bases imponibles. En la práctica, una estimación así rara vez resulta favorable para la empresa. En caso de duda, es preferible conservar los documentos algo más de tiempo que eliminarlos demasiado pronto, ya que la carga de la prueba recae en usted como empresario.

Preguntas frecuentes

¿Quién debe respetar los plazos de conservación del § 147 AO?

Afecta a todas las empresas obligadas a llevar contabilidad, así como a empresarios y profesionales liberales con obligaciones de registro, con independencia de la forma jurídica o del tamaño.

¿Cuánto tiempo deben conservarse los justificantes contables?

Desde la reforma de 2025, el plazo para los justificantes contables es de 8 años; antes era de 10 años.

¿Cuándo empieza a correr el plazo de conservación?

Por lo general, al final del año natural en el que se sitúan la última anotación en el libro o la fecha del justificante.

¿Se aplican los plazos reducidos también a documentos más antiguos?

No. Los plazos reducidos se aplican solo a los documentos desde la entrada en vigor de la reforma de 2025. Para documentos más antiguos, debería comprobar los plazos vigentes anteriormente.

¿Qué ocurre si destruyo documentos demasiado pronto?

En una inspección fiscal cabe esperar una estimación de las bases imponibles si faltan documentos o se eliminaron demasiado pronto.

Fuente: § 147 AO. Este artículo es información de carácter general y no sustituye el asesoramiento jurídico en un caso concreto. Fecha: julio de 2026.