Déclarations de sécurité sociale de l'employeur : aperçu des obligations DEÜV

Quiconque emploie des salariés devient automatiquement destinataire du système de déclarations de sécurité sociale : demander un numéro d'établissement, transmettre les déclarations d'embauche et de départ via la procédure DEÜV et verser les cotisations dans les délais ne sont pas facultatifs, mais une obligation légale.

En bref : les employeurs doivent déclarer l'entrée et la sortie de chaque salarié soumis à la sécurité sociale via la procédure DEÜV, disposer d'un numéro d'établissement et virer les cotisations globales de sécurité sociale au plus tard le troisième dernier jour ouvré bancaire du mois. Est concerné quiconque emploie ne serait-ce qu'un seul salarié. Celui qui ne verse pas les cotisations salariales commet une infraction pénale au titre du § 266a StGB (code pénal allemand) ; en cas de paiement tardif, des majorations de retard sont en outre encourues.

Qui est concerné par l'obligation de déclaration de sécurité sociale ?

Est concerné tout employeur qui emploie au moins un salarié soumis à la sécurité sociale – quels que soient sa forme juridique ou la taille de l'entreprise. Les §§ 28a s. SGB IV vous obligent à disposer d'un numéro d'établissement pour votre entreprise et à transmettre tous les événements soumis à déclaration, via la procédure DEÜV, à l'organisme de recouvrement compétent. Entreprise individuelle, GmbH ou profession libérale avec un seul employé de bureau : dès qu'il existe un rapport d'emploi soumis à la sécurité sociale, les obligations de déclaration s'appliquent indépendamment de la forme de l'entreprise. Cela vaut de la même manière pour les salariés en mini-job, les salariés en emploi marginal et les apprentis, même si des taux de cotisation en partie différents s'appliquent à eux. Lesquelles de ces obligations s'appliquent concrètement à votre entreprise ? Un outil comme Company Audit le montre.

Que devez-vous faire concrètement ?

Le système de déclarations de sécurité sociale comprend cinq tâches récurrentes que vous devez accomplir en permanence en tant qu'employeur :

1. Demander le numéro d'établissement auprès de l'Agence fédérale pour l'emploi (Bundesagentur für Arbeit).
2. Déclarer l'entrée et la sortie des salariés dans les délais (déclaration immédiate dans certains secteurs).
3. Établir les justificatifs de cotisations et verser les cotisations le troisième dernier jour ouvré bancaire.
4. Consulter les arrêts de travail électroniques (eAU).
5. Respecter les déclarations annuelles et les déclarations en cas de changements (rémunération, changement d'organisme).

Toutes les déclarations passent par voie électronique via la procédure DEÜV et sont transmises directement à la caisse d'assurance maladie compétente en tant qu'organisme de recouvrement – une déclaration manuelle ou sur papier n'est pas prévue dans l'activité courante. Sans logiciel de paie certifié ou sans bureau de paie mandaté, ce processus ne peut guère être reproduit de manière fiable en pratique, en particulier lorsque plusieurs salariés ayant des dates d'entrée et de sortie différentes doivent être déclarés en même temps.

D'ici quand les cotisations doivent-elles être versées ?

Les cotisations globales de sécurité sociale sont exigibles au plus tard le troisième dernier jour ouvré bancaire du mois en cours auprès de la caisse d'assurance maladie compétente, en tant qu'organisme de recouvrement. Comme la rémunération réelle n'est souvent pas encore définitivement connue à ce moment-là, on travaille en pratique fréquemment avec une estimation fondée sur le mois précédent ; si celle-ci s'écarte de la rémunération effectivement décomptée, la différence est compensée lors du décompte de cotisations suivant. L'organisme de recouvrement redistribue ensuite les cotisations reçues à l'assurance retraite, à l'assurance dépendance, à l'assurance maladie et à l'assurance chômage. Dans les secteurs particulièrement contrôlés, comme le bâtiment, la restauration ou la logistique, une déclaration immédiate est en outre obligatoire avant la prise de fonctions, afin que l'emploi soit justifiable dès le premier jour de travail.

Comment organiser les déclarations de façon fiable ?

Le système de déclarations de sécurité sociale fonctionne de la manière la plus fiable lorsqu'un bureau de paie ou un logiciel de paie vérifié surveille les délais et les déclarations de façon automatisée, au lieu de suivre manuellement les échéances dans un calendrier. En présence de rapports d'emploi changeants, de périodes de maladie ou d'entrées et de sorties en cours de mois en particulier, la sensibilité aux erreurs d'une gestion purement manuelle augmente considérablement. Un délai interne fixe de transmission, quelques jours avant l'échéance proprement dite – par exemple pour les mouvements de personnel à communiquer à la comptabilité des salaires – évite que des déclarations isolées ne passent à la trappe. Comme le versement ponctuel des cotisations salariales est pénalement sanctionné par le § 266a StGB, la responsabilité à cet égard devrait en outre être clairement attribuée à la direction et non déléguée uniquement à des services subordonnés sans que personne ne contrôle l'exécution.

Que risque-t-on en cas d'infraction ?

Celui qui, en tant qu'employeur, retient les cotisations salariales de sécurité sociale commet une infraction pénale au titre du § 266a StGB – que le non-paiement soit intentionnel ou dû à un manque de liquidités. En cas de paiement tardif, des majorations de retard sont en outre encourues. Les contrôles d'entreprise de l'assurance retraite ne mettent souvent au jour les déclarations omises ou erronées qu'a posteriori, de sorte que des rappels portant sur plusieurs mois peuvent être regroupés et devenir exigibles d'un seul coup. Un système fiable de déclaration et de paiement protège donc non seulement l'entreprise contre des demandes de paiement financières, mais aussi la direction à titre personnel contre la responsabilité pénale.

Questions fréquentes

À partir de quand l'obligation de déclaration de sécurité sociale s'applique-t-elle ?

À partir du premier salarié soumis à la sécurité sociale. Même les entreprises n'ayant qu'un seul collaborateur ou un salarié en mini-job ont besoin d'un numéro d'établissement et doivent remettre les déclarations DEÜV dans les délais.

Qu'est-ce que le numéro d'établissement et où le demande-t-on ?

Le numéro d'établissement est l'identifiant sous lequel un employeur est enregistré dans le système de sécurité sociale. Il se demande auprès de l'Agence fédérale pour l'emploi et est une condition préalable à toutes les autres déclarations DEÜV.

Qu'est-ce que la déclaration immédiate et qui doit la remettre ?

La déclaration immédiate est une déclaration faite au début de l'emploi, nécessaire dans les secteurs particulièrement exposés aux contrôles, comme le bâtiment, la restauration ou la logistique, en plus de la déclaration d'embauche ordinaire, afin que l'emploi soit justifiable dès le départ.

Que signifie l'eAU pour les employeurs ?

L'arrêt de travail électronique (eAU) doit être consulté numériquement par les employeurs auprès des caisses d'assurance maladie, au lieu de recevoir le certificat papier du salarié. Elle fait ainsi partie intégrante des processus de déclaration courants.

Que se passe-t-il si les cotisations ne sont pas versées à temps ?

Des majorations de retard sont encourues. Celui qui retient des cotisations salariales commet en outre une infraction pénale au titre du § 266a StGB – quelle que soit la taille de l'entreprise.

Source : §§ 28a s. SGB IV. Cet article est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique dans un cas particulier. Mise à jour : juillet 2026.