Comunicaciones a la seguridad social como empleador: obligaciones DEÜV de un vistazo

Quien emplea a trabajadores se convierte automáticamente en destinatario del sistema de comunicaciones a la seguridad social: solicitar un número de establecimiento, transmitir las altas y bajas mediante el procedimiento DEÜV e ingresar las cotizaciones en plazo no son opcionales, sino una obligación legal.

Explicado en breve: Los empleadores deben dar de alta y de baja a cada trabajador sujeto a la seguridad social mediante el procedimiento DEÜV, disponer de un número de establecimiento y transferir las cotizaciones globales a la seguridad social el antepenúltimo día hábil bancario del mes. Afecta a quien emplee aunque sea a un solo trabajador. Quien no ingrese las cotizaciones de los trabajadores comete un delito conforme al § 266a StGB (código penal alemán); además, en caso de pago tardío se arriesgan recargos por mora.

¿A quién afecta la obligación de comunicación a la seguridad social?

Afecta a todo empleador que contrate al menos a un trabajador sujeto a la seguridad social, con independencia de su forma jurídica o del tamaño de la empresa. Los §§ 28a ss. SGB IV le obligan a disponer de un número de establecimiento para su empresa y a transmitir todos los hechos sujetos a comunicación, mediante el procedimiento DEÜV, al organismo recaudador competente. Ya sea una empresa individual, una GmbH o un profesional liberal con un único empleado administrativo: en cuanto exista una relación laboral sujeta a la seguridad social, las obligaciones de comunicación rigen con independencia de la forma de la empresa. Esto vale igualmente para los trabajadores con minijob, los trabajadores en empleo marginal y los aprendices, aunque para ellos rijan en parte tipos de cotización distintos. Cuáles de estas obligaciones se aplican concretamente a su empresa lo muestra una herramienta como Company Audit.

¿Qué debe hacer en concreto?

El sistema de comunicaciones a la seguridad social comprende cinco tareas recurrentes que, como empleador, debe cumplir de forma continua:

1. Solicitar el número de establecimiento a la Agencia Federal de Empleo (Bundesagentur für Arbeit).
2. Dar de alta y de baja a los trabajadores en plazo (comunicación inmediata en determinados sectores).
3. Elaborar los justificantes de cotización e ingresar las cotizaciones el antepenúltimo día hábil bancario.
4. Consultar los partes electrónicos de incapacidad laboral (eAU).
5. Cumplir las comunicaciones anuales y las comunicaciones por cambios (salario, cambio de organismo).

Todas las comunicaciones se realizan por vía electrónica mediante el procedimiento DEÜV y se transmiten directamente a la caja de enfermedad competente como organismo recaudador; no está prevista una comunicación manual ni en papel en la actividad ordinaria. Sin un programa de nóminas certificado o sin una gestoría de nóminas encargada, este proceso apenas puede reflejarse de forma fiable en la práctica, en especial cuando deben comunicarse a la vez varios trabajadores con fechas de ingreso y de salida distintas.

¿Hasta cuándo deben ingresarse las cotizaciones?

Las cotizaciones globales a la seguridad social vencen, a más tardar, el antepenúltimo día hábil bancario del mes en curso ante la caja de enfermedad competente como organismo recaudador. Como en ese momento la retribución real a menudo todavía no está definitivamente determinada, en la práctica se trabaja con frecuencia con una estimación basada en el mes anterior; si esta difiere de la retribución efectivamente liquidada, la diferencia se compensa en la siguiente liquidación de cotizaciones. A continuación, el organismo recaudador distribuye las cotizaciones recibidas entre los seguros de pensiones, de dependencia, de enfermedad y de desempleo. En sectores especialmente sometidos a control, como la construcción, la hostelería o la logística, es además obligatoria una comunicación inmediata antes del inicio de la actividad, para que el empleo sea acreditable desde el primer día de trabajo.

¿Cómo organizar de forma fiable las comunicaciones?

El sistema de comunicaciones a la seguridad social funciona de la manera más fiable cuando una gestoría de nóminas o un programa de nóminas verificado vigila de forma automatizada los plazos y las comunicaciones, en lugar de controlar manualmente las fechas en un calendario. Especialmente con relaciones laborales cambiantes, periodos de enfermedad o altas y bajas durante el mes, la propensión a errores de una gestión puramente manual aumenta notablemente. Un plazo interno fijo de comunicación unos días antes de la fecha de entrega propiamente dicha (por ejemplo, para los cambios de personal que deben llegar a la contabilidad de nóminas) evita que se pierdan comunicaciones aisladas. Dado que el ingreso puntual de las cotizaciones de los trabajadores está sancionado penalmente por el § 266a StGB, la responsabilidad al respecto debería, además, asignarse claramente a la dirección y no delegarse únicamente en departamentos subordinados sin que nadie controle la ejecución.

¿Qué se arriesga en caso de infracciones?

Quien, como empleador, retenga las cotizaciones de los trabajadores a la seguridad social comete un delito conforme al § 266a StGB, con independencia de que el impago sea doloso o se deba a falta de liquidez. Además, en caso de pago tardío se arriesgan recargos por mora. Las inspecciones de empresa del seguro de pensiones suelen descubrir las comunicaciones omitidas o erróneas solo con carácter retroactivo, de modo que los pagos atrasados de varios meses pueden acumularse y vencer de una sola vez. Un sistema fiable de comunicación y pago protege, por tanto, no solo a la empresa de reclamaciones económicas, sino también a la dirección personalmente de la responsabilidad penal.

Preguntas frecuentes

¿Desde cuándo rige la obligación de comunicación a la seguridad social?

Desde el primer trabajador sujeto a la seguridad social. También las empresas con un solo empleado o con un trabajador con minijob necesitan un número de establecimiento y deben presentar en plazo las comunicaciones DEÜV.

¿Qué es el número de establecimiento y dónde se solicita?

El número de establecimiento es el identificador con el que un empleador figura en el sistema de seguridad social. Se solicita a la Agencia Federal de Empleo y es requisito previo para todas las demás comunicaciones DEÜV.

¿Qué es la comunicación inmediata y quién debe presentarla?

La comunicación inmediata es una comunicación al inicio de la relación laboral que, en sectores especialmente expuestos a controles, como la construcción, la hostelería o la logística, es necesaria además del alta ordinaria, para que el empleo sea acreditable desde el principio.

¿Qué significa la eAU para los empleadores?

Los empleadores deben consultar digitalmente el parte electrónico de incapacidad laboral (eAU) a las cajas de enfermedad, en lugar de recibir el justificante en papel del trabajador. Es, por tanto, parte integrante de los procesos de comunicación ordinarios.

¿Qué ocurre si las cotizaciones no se ingresan a tiempo?

Se arriesgan recargos por mora. Quien retiene cotizaciones de los trabajadores comete además un delito conforme al § 266a StGB, con independencia del tamaño de la empresa.

Fuente: §§ 28a ss. SGB IV. Este artículo es una información general y no sustituye el asesoramiento jurídico en un caso concreto. Fecha: julio de 2026.