Mettre en place l'instance de réclamation AGG : les obligations des employeurs

Dès le premier salarié, la loi générale allemande sur l'égalité de traitement (AGG) impose aux employeurs de désigner une instance de réclamation et de protéger leurs salariés contre la discrimination et le harcèlement.

En bref : selon les §§ 12 et 13 AGG, tout employeur, quelle que soit la taille de l'entreprise, doit désigner une instance de réclamation compétente, la faire connaître et rendre l'AGG accessible dans l'entreprise. Tous les employeurs ayant au moins un salarié sont concernés. Qui manque à ces obligations de protection s'expose à des demandes de dommages et intérêts et d'indemnisation de la part de salariés discriminés ou harcelés.

Qui est concerné par l'instance de réclamation AGG ?

L'obligation de mettre en place une instance de réclamation s'applique à tout employeur en Allemagne dès qu'il emploie au moins une personne : l'AGG ne connaît pas de taille minimale d'entreprise comme en matière de protection contre le licenciement. Sont donc concernés aussi bien l'entrepreneur individuel avec sa première salariée que les grands groupes présents sur plusieurs sites. Les petites entreprises sous-estiment souvent cette obligation parce qu'elles la confondent avec des structures de conformité plus grandes et formalisées ; sur le plan organisationnel, une personne de contact clairement désignée suffit pourtant. L'instance de réclamation ne doit pas non plus nécessairement être pourvue en interne : un organisme externe ou une personne de confiance désignée peut aussi assumer cette mission, ce qui est particulièrement praticable pour les petites entreprises sans service du personnel. Un outil tel que Company Audit montre lesquelles de ces obligations s'appliquent concrètement à votre entreprise.

Que doivent faire concrètement les employeurs ?

Les employeurs doivent désigner officiellement un service ou une personne compétente comme instance de réclamation AGG et faire connaître activement cette compétence, ainsi que la procédure de réclamation, à tous les salariés, par exemple par affichage, intranet, livret d'accueil ou lors de l'intégration des nouveaux salariés. Une simple règle interne sans communication ne suffit pas, car les salariés doivent réellement savoir à qui s'adresser en cas de réclamation. En outre, l'AGG lui-même doit être rendu accessible dans l'entreprise afin que les salariés connaissent leurs droits : un affichage sur le tableau d'affichage ou un dépôt numérique dans l'intranet satisfait à cette exigence. Les cadres devraient être formés à la protection contre la discrimination et au traitement des réclamations, car ce sont généralement eux que les réclamations atteignent en premier ou qui doivent apprécier un comportement au sein de l'équipe. Une formation documentée réduit, en cas de litige, le risque d'être tenu responsable d'une prévention insuffisante. Lorsqu'une réclamation est reçue, elle doit être examinée de manière confidentielle ; les mesures examinées devraient être consignées par écrit afin de rendre le traitement compréhensible en cas de litige.

Jusqu'à quand et à quelle fréquence l'obligation s'applique-t-elle ?

L'obligation existe de manière permanente dès la première relation de travail et n'est pas ponctuelle mais continue : l'instance de réclamation et l'accessibilité de l'AGG doivent être communiquées de nouveau à chaque nouvelle relation de travail, par exemple lors de l'intégration ou de la signature du contrat. Les formations des cadres devraient elles aussi être répétées régulièrement, notamment lorsque de nouveaux cadres arrivent, que la structure de l'entreprise change ou que de nouveaux sites apparaissent. Une instance de réclamation mise en place une fois puis tombée dans l'oubli ne remplit en fait plus l'exigence légale, car la communication n'est plus à jour.

Que risque-t-on en cas de manquement aux obligations de protection ?

Lorsqu'un employeur manque à ses obligations de protection découlant des §§ 12 et 13 AGG, par exemple parce qu'aucune instance de réclamation n'a été désignée ou qu'une réclamation n'a pas été traitée correctement, les salariés concernés peuvent faire valoir des demandes de dommages et intérêts et d'indemnisation. Outre le risque financier, c'est souvent, en pratique, la perte de confiance au sein de l'équipe qui pèse lourd : les salariés qui ont l'impression que les réclamations restent sans suite signalent moins souvent les problèmes et changent plus volontiers d'employeur. Une formation AGG documentée des cadres réduit le risque d'indemnisation en cas de litige, car elle montre que l'employeur a activement rempli son obligation de prévention. Qui met en place proprement dès le départ l'instance de réclamation, la communication et la formation réduit ainsi non seulement un risque juridique, mais crée aussi une base pour des relations respectueuses dans l'entreprise.

Comment mettre en place l'instance de réclamation étape par étape ?

Les cinq étapes suivantes résument le chemin de la désignation jusqu'au traitement courant des réclamations et peuvent être mises en œuvre même dans de petites entreprises sans service du personnel :

1. Désigner le service ou la personne compétente comme instance de réclamation AGG.
2. Faire connaître l'instance de réclamation et la procédure à tous les salariés.
3. Rendre l'AGG accessible dans l'entreprise (affichage ou version numérique).
4. Former les cadres à la protection contre la discrimination et au traitement des réclamations.
5. Examiner les réclamations reçues de manière confidentielle et consigner les mesures prises.

Questions fréquentes

L'obligation d'instance de réclamation AGG s'applique-t-elle aussi aux petites entreprises ?

Oui. Contrairement, par exemple, à la loi allemande sur la protection contre le licenciement, il n'existe pas de nombre minimal de salariés. L'obligation prévue aux §§ 12 et 13 AGG s'applique dès le premier salarié.

L'instance de réclamation doit-elle être pourvue en interne ?

Non. L'instance de réclamation peut aussi être confiée à l'extérieur ou assurée par une personne de confiance, tant que la compétence et la procédure de réclamation sont clairement communiquées.

Un affichage de l'AGG dans l'entreprise suffit-il ?

L'affichage est une forme de communication admise, tout comme l'accessibilité numérique, par exemple sur l'intranet. L'essentiel est que les salariés puissent réellement consulter la loi.

Que se passe-t-il lorsqu'une réclamation est reçue ?

L'instance de réclamation doit examiner la réclamation de manière confidentielle et consigner les mesures prises en conséquence, afin de pouvoir prouver, en cas de litige, un traitement régulier.

Quel risque existe sans instance de réclamation opérationnelle ?

Si aucune instance de réclamation n'est désignée ou si une réclamation n'est pas traitée de manière appropriée, les salariés peuvent faire valoir contre l'employeur des demandes de dommages et intérêts et d'indemnisation.

Source : §§ 12, 13 AGG. Cet article est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique pour un cas particulier. Date : juillet 2026.