Recevoir des factures électroniques : obligation pour tous les entrepreneurs depuis 2025

Depuis le 1er janvier 2025, un e-mail avec une facture en pièce jointe PDF ne suffit plus automatiquement pour les factures adressées à des entrepreneurs : toutes les entreprises établies en Allemagne doivent pouvoir recevoir des factures électroniques structurées au format XRechnung ou ZUGFeRD, quelle que soit leur taille.

En bref : depuis le 1er janvier 2025, tous les entrepreneurs établis en Allemagne sont tenus, selon le § 14 UStG (loi allemande sur la TVA), de pouvoir recevoir des factures électroniques structurées au format XRechnung ou ZUGFeRD (à partir de la version 2.0.1) – ce qui concerne aussi les petites entreprises exonérées de TVA (Kleinunternehmer) et les bailleurs. Sur le plan technique, une boîte e-mail ordinaire suffit. Celui qui ne peut pas traiter les factures électroniques risque surtout des difficultés pour la déduction de la TVA en amont.

Qui est tenu de recevoir des factures électroniques ?

Toute entreprise établie en Allemagne est tenue de recevoir des factures électroniques structurées, quels que soient sa forme juridique, sa taille ou son chiffre d'affaires. Cela inclut les petites entreprises au sens du § 19 UStG (régime de la franchise en base) tout comme les professions libérales et les bailleurs qui fournissent des prestations de location soumises à la TVA, par exemple dans le cadre d'une location commerciale. Celui qui n'émet pas lui-même de factures, mais en reçoit de ses partenaires commerciaux, doit tout de même pouvoir les réceptionner et les lire. En pratique, cela signifie que dès qu'un seul partenaire commercial passe aux factures électroniques, vous devez être techniquement en mesure de les recevoir – indépendamment de la taille de votre propre entreprise ou du nombre de factures que vous recevez habituellement.

Qu'est-ce qui compte réellement comme facture électronique ?

Au sens du § 14 UStG, seule une facture dans un format structuré et lisible par machine est considérée comme une facture électronique – et non toute facture envoyée par voie électronique. Sont déterminants en particulier les formats XRechnung, un format de données purement XML, et ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1, qui associe les données structurées à une vue PDF lisible par l'humain. Une facture PDF ordinaire sans données structurées intégrées ne répond pas à cette exigence, mais reste considérée, au regard de la TVA, comme une facture dite « autre facture » et peut être envoyée avec l'accord du destinataire jusqu'à fin 2027. Pour la réception, cette distinction compte surtout parce que vous devez reconnaître le format qui vous parvient afin de l'ouvrir et de le classer correctement.

Que signifie cela techniquement pour votre entreprise ?

Sur le plan technique, une boîte e-mail ordinaire suffit pour la simple réception – la loi ne prescrit aucun logiciel spécifique. Vous devriez toutefois vous assurer que les fichiers XRechnung ou ZUGFeRD entrants sont reconnus, lus et archivés, au lieu d'être négligés par erreur parce qu'ils ont un aspect inhabituel ou arrivent en pièce jointe avec une extension de fichier inconnue. De nombreux logiciels de comptabilité courants lisent désormais automatiquement les formats structurés ; une mise à jour ou un coup d'œil aux paramètres suffit souvent. En cas de doute, demandez directement à votre éditeur de logiciel ou à votre conseiller fiscal si la version actuelle peut déjà traiter des factures électroniques. Un outil tel que Company Audit vous donne un aperçu des autres obligations applicables à votre entreprise.

Que devez-vous concrètement faire ?

Quatre étapes rendent votre entreprise prête à la réception :

1. S'assurer qu'une boîte e-mail pour la réception des factures électroniques est accessible et connue.
2. Adapter le processus comptable afin que les fichiers XRechnung et ZUGFeRD entrants soient reconnus et archivés.
3. Informer les collaborateurs que les factures électroniques seront désormais la norme – et non plus seulement le PDF.
4. Le cas échéant, étudier un outil de traitement et de validation automatiques des factures électroniques structurées.

Celui qui met en place ces quatre points une fois pour toutes est durablement prêt à la réception – il n'en résulte en règle générale plus de charge récurrente. Aucune déclaration ni autorisation formelle n'est nécessaire pour cela.

Jusqu'à quand devez-vous agir – et que se passera-t-il ensuite ?

Vous devez agir dès maintenant, car l'obligation de réception s'applique depuis le 1er janvier 2025 sans autre délai transitoire ni demande. L'obligation d'émettre soi-même des factures électroniques ne concerne en revanche la plupart des entreprises qu'à partir de 2027 ou de 2028, de façon échelonnée selon le chiffre d'affaires. Celui qui est déjà prêt à la réception aujourd'hui a posé la base technique de cette prochaine étape et n'aura pas à se mettre à niveau plus tard dans l'urgence.

Que risquez-vous si vous ne pouvez pas recevoir de factures électroniques ?

La loi ne prévoit pas d'amende directe en cas d'absence de capacité de réception. Le sujet devient toutefois pertinent en pratique pour la déduction de la TVA en amont : si vous ne pouvez pas traiter une facture électronique régulièrement transmise, ou si des justificatifs sont perdus de ce fait, vous risquez des difficultés pour faire valoir la déduction de la TVA en amont sur cette facture. Les relations commerciales peuvent aussi en pâtir si des factures n'arrivent pas ou ne sont pas traitées de manière répétée.

Questions fréquentes

En tant que petit entrepreneur (Kleinunternehmer), dois-je pouvoir recevoir des factures électroniques ?

Oui. L'obligation de réception selon le § 14 UStG s'applique indépendamment du régime des petites entreprises du § 19 UStG – les Kleinunternehmer aussi doivent pouvoir réceptionner et lire des factures électroniques structurées.

Ai-je besoin d'un logiciel spécifique pour recevoir des factures électroniques ?

Non, pour la simple réception, une boîte e-mail ordinaire suffit juridiquement. Pour le traitement ultérieur en comptabilité, un logiciel capable de lire les formats est toutefois utile en pratique.

Quelle est la différence entre XRechnung et ZUGFeRD ?

Les deux sont des formats admis pour les factures électroniques structurées : XRechnung est un format de données pur, tandis que ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1 associe les données à une vue PDF supplémentaire lisible.

En tant que bailleur, dois-je moi aussi pouvoir recevoir des factures électroniques ?

Oui, dès lors que vous fournissez des prestations de location soumises à la TVA, par exemple dans le cadre d'une location commerciale, l'obligation de réception s'applique aussi à vous – indépendamment du nombre de vos biens loués.

À partir de quand dois-je émettre moi-même des factures électroniques ?

L'obligation d'émettre ses propres factures électroniques ne vient qu'en 2027 ou en 2028, de façon échelonnée selon la taille de l'entreprise – l'obligation de réception s'applique en revanche déjà depuis 2025.

Source : § 14 UStG. Cet article est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique dans un cas particulier. État : juillet 2026.