Recibir facturas electrónicas: obligatorio para todos los empresarios desde 2025

Desde el 1 de enero de 2025, un correo electrónico con una factura en PDF adjunta ya no basta automáticamente para las facturas dirigidas a empresarios: todas las empresas establecidas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas estructuradas en formato XRechnung o ZUGFeRD, con independencia de su tamaño.

En resumen: desde el 1 de enero de 2025, todos los empresarios establecidos en Alemania están obligados, según el § 14 UStG (ley alemana del IVA), a poder recibir facturas electrónicas estructuradas en formato XRechnung o ZUGFeRD (a partir de la versión 2.0.1), lo que afecta también a los pequeños empresarios (Kleinunternehmer) y a los arrendadores. Técnicamente basta con un buzón de correo electrónico normal. Quien no pueda procesar facturas electrónicas se arriesga sobre todo a tener problemas con la deducción del IVA soportado.

¿Quién está obligado a recibir facturas electrónicas?

Está obligada a recibir facturas electrónicas estructuradas toda empresa establecida en Alemania, con independencia de su forma jurídica, tamaño o volumen de negocio. Esto incluye a los pequeños empresarios conforme al § 19 UStG (régimen de franquicia) y también a los profesionales liberales y a los arrendadores con servicios de arrendamiento sujetos al IVA, por ejemplo en el arrendamiento comercial. Quien no emite facturas, pero las recibe de socios comerciales, debe igualmente poder recibirlas y leerlas. En la práctica esto significa que, en cuanto un solo socio comercial pase a las facturas electrónicas, usted debe estar técnicamente en condiciones de recibirlas, con independencia del tamaño de su propia empresa o del número de facturas que suela recibir.

¿Qué cuenta en realidad como factura electrónica?

Como factura electrónica en el sentido del § 14 UStG se considera exclusivamente un formato estructurado y legible por máquina, y no cualquier factura enviada por vía electrónica. Son determinantes, en particular, los formatos XRechnung, un formato de datos puramente XML, y ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1, que combina los datos estructurados con una vista en PDF legible para las personas. Una factura PDF corriente sin datos estructurados incorporados no cumple este requisito, pero a efectos del IVA sigue considerándose una denominada «otra factura» y puede enviarse con el consentimiento del destinatario hasta finales de 2027. Para la recepción, esta distinción es importante sobre todo porque usted debe reconocer qué formato le llega para abrirlo y archivarlo correctamente.

¿Qué significa esto técnicamente para su empresa?

Técnicamente, para la mera recepción basta con un buzón de correo electrónico normal; la ley no prescribe ningún software especial. Debería, sin embargo, asegurarse de que los archivos XRechnung o ZUGFeRD entrantes se reconozcan, se lean y se archiven, en lugar de pasarlos por alto por error porque tienen un aspecto desconocido o llegan como archivo adjunto con una extensión desconocida. Muchos programas de contabilidad habituales leen hoy automáticamente los formatos estructurados; a menudo basta una actualización o echar un vistazo a la configuración. En caso de duda, pregunte directamente a su proveedor de software o a su asesoría fiscal si la versión actual ya puede procesar facturas electrónicas. Una herramienta como Company Audit le ofrece una visión de conjunto de las demás obligaciones que se aplican a su empresa.

¿Qué debe hacer concretamente?

Cuatro pasos dejan a su empresa preparada para la recepción:

1. Asegurarse de que un buzón de correo electrónico para la recepción de facturas electrónicas sea accesible y conocido.
2. Adaptar el proceso contable para que los archivos XRechnung y ZUGFeRD entrantes se reconozcan y se archiven.
3. Informar a los empleados de que las facturas electrónicas serán en adelante la norma, y ya no solo el PDF.
4. En caso necesario, estudiar una herramienta para el procesamiento y la validación automáticos de facturas electrónicas estructuradas.

Quien configure estos cuatro puntos una sola vez queda preparado para la recepción de forma permanente; por lo general, después ya no se genera un esfuerzo recurrente. Para ello no se necesita ningún registro ni autorización formal.

¿Hasta cuándo debe actuar y qué viene después?

Debe actuar ya, pues la obligación de recepción se aplica desde el 1 de enero de 2025 sin más plazo transitorio ni solicitud. La obligación de emitir uno mismo facturas electrónicas afecta, en cambio, a la mayoría de las empresas solo a partir de 2027 o de 2028, de forma escalonada según el volumen de negocio. Quien ya hoy está preparado para la recepción ha creado la base técnica para este siguiente paso y no tendrá que adaptarse más tarde con prisas.

¿Qué se arriesga si no se pueden recibir facturas electrónicas?

La ley no prevé una multa directa por la falta de capacidad de recepción. En la práctica, el asunto cobra relevancia en la deducción del IVA soportado: si usted no puede procesar una factura electrónica debidamente remitida, o si por ello se pierden justificantes, corre el riesgo de tener problemas para hacer valer la deducción del IVA soportado de esa factura. También la relación comercial puede resentirse si las facturas no llegan o no se tramitan de forma reiterada.

Preguntas frecuentes

Como pequeño empresario (Kleinunternehmer), ¿debo poder recibir facturas electrónicas?

Sí. La obligación de recepción conforme al § 14 UStG se aplica con independencia del régimen de pequeños empresarios del § 19 UStG; también los Kleinunternehmer deben poder recibir y leer facturas electrónicas estructuradas.

¿Necesito un software especial para recibir facturas electrónicas?

No, para la mera recepción basta jurídicamente con un buzón de correo electrónico normal. Para el procesamiento posterior en la contabilidad resulta, no obstante, prácticamente útil un software capaz de leer los formatos.

¿Cuál es la diferencia entre XRechnung y ZUGFeRD?

Ambos son formatos admitidos para facturas electrónicas estructuradas: XRechnung es un formato de datos puro, mientras que ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1 combina los datos con una vista en PDF adicionalmente legible.

Como arrendador, ¿debo poder recibir también facturas electrónicas?

Sí, siempre que preste servicios de arrendamiento sujetos al IVA, por ejemplo en el arrendamiento comercial, la obligación de recepción se aplica también a usted, con independencia del número de inmuebles arrendados.

¿A partir de cuándo debo emitir yo mismo facturas electrónicas?

La obligación de emitir facturas electrónicas propias llega solo en 2027 o en 2028, de forma escalonada según el tamaño de la empresa; la obligación de recepción, en cambio, se aplica ya desde 2025.

Fuente: § 14 UStG. Esta contribución es una información general y no sustituye el asesoramiento jurídico en un caso concreto. Fecha: julio de 2026.