Declarar e ingresar el impuesto sobre salarios (Lohnsteuer): obligaciones de los empleadores

Quien emplea a trabajadores asume automáticamente frente a la hacienda pública una obligación adicional: el impuesto sobre salarios (Lohnsteuer) retenido a los empleados debe declararse e ingresarse dentro de plazo. Esta obligación se aplica con independencia de cuántas personas trabajen en la empresa.

En resumen: Según el § 41a EStG (ley alemana del impuesto sobre la renta), los empleadores están obligados a declarar electrónicamente ante la hacienda pública la Lohnsteuer retenida a sus empleados e ingresarla antes del día 10 del mes siguiente. La periodicidad de la declaración (mensual, trimestral o anual) depende del importe de la Lohnsteuer pagada el año anterior. El empleador responde personalmente del ingreso correcto.

¿A quién afecta la declaración de la Lohnsteuer?

Todo empleador que tenga empleados con salario sujeto a la Lohnsteuer debe declarar e ingresar la Lohnsteuer, con independencia del tamaño de la empresa o de su forma jurídica.

La obligación nace automáticamente con el primer pago de salario o sueldo a un trabajador y subsiste mientras la empresa emplee personal. Que una empresa tenga una sola relación laboral o varios puestos a jornada completa no influye en la obligación básica de declarar; únicamente la periodicidad de la declaración depende del importe de la Lohnsteuer que haya de ingresarse. Para los emprendedores y las empresas en crecimiento esto significa que, en cuanto se firma el primer contrato de trabajo, la obligación de declarar entra en vigor. Qué otras obligaciones se aplican a su empresa como empleador lo muestra una herramienta como Company Audit.

¿Qué deben hacer concretamente los empleadores?

Para cada período de liquidación, los empleadores calculan la Lohnsteuer retenida, la declaran electrónicamente ante la hacienda pública e ingresan el importe dentro de plazo.

Además de la Lohnsteuer propiamente dicha, forman parte de la declaración el Solidaritätszuschlag (recargo de solidaridad) y, en su caso, el impuesto eclesiástico (Kirchensteuer) de los empleados. La transmisión se realiza exclusivamente por vía electrónica, por ejemplo a través de ELSTER o de un software de nóminas con la interfaz correspondiente; no está prevista una declaración en papel. Además, deben llevarse cuentas de salarios para cada empleado y conservarse junto con las declaraciones, para poder presentarlas en caso de una inspección externa de la Lohnsteuer. En la práctica, muchas empresas encomiendan estas tareas a una gestoría de nóminas o a un software de nóminas especializado, ya que allí el cálculo, la declaración y los plazos pueden automatizarse.

¿Hasta cuándo y con qué frecuencia hay que declarar?

La declaración de la Lohnsteuer vence el día 10 del mes siguiente; la frecuencia anual de la declaración depende de la periodicidad individual de cada empresa.

La periodicidad depende del importe de la Lohnsteuer ingresada el año anterior: por encima de 5.000 euros, la declaración es mensual; por encima de 1.080 euros, trimestral; por debajo, basta una declaración anual. La fecha de referencia, el día 10 del mes siguiente, se aplica por igual a las tres periodicidades; solo difiere el período que se liquida. Las empresas de nueva creación deberían estimar con tiempo la periodicidad probable, para que la primera declaración no llegue por sorpresa. Si la masa salarial aumenta claramente a lo largo del año, conviene revisar la periodicidad actual, ya que el umbral determinante puede desplazarse en el futuro.

¿Qué amenaza en caso de declaración tardía o errónea?

Si la Lohnsteuer se declara o se ingresa con retraso, se devengan recargos por demora (Säumniszuschläge); además, el empleador responde de la Lohnsteuer correctamente retenida e ingresada.

Esta responsabilidad es estricta: se aplica con independencia de si el error se produjo en la propia gestoría de nóminas, en un software de nóminas externo o en el propio proceso de cálculo. Por ello, la declaración y el ingreso no deberían aplazarse en principio, ya que los retrasos pueden, además de los recargos por demora, aumentar el riesgo de una inspección más detallada por parte de la hacienda pública. Quien tenga dificultades de pago por una falta de liquidez debería buscar con tiempo el diálogo con la hacienda pública en lugar de omitir por completo la declaración.

Declaración de la Lohnsteuer paso a paso

1. Determinar la periodicidad de la declaración a partir de la Lohnsteuer del año anterior (mensual, trimestral o anual).
2. Calcular la Lohnsteuer, el Solidaritätszuschlag y, en su caso, el impuesto eclesiástico para cada período de liquidación.
3. Transmitir electrónicamente la declaración de la Lohnsteuer antes del día 10 del mes siguiente.
4. Ingresar dentro de plazo a la hacienda pública los importes retenidos.
5. Conservar las cuentas de salarios y las declaraciones para la inspección externa de la Lohnsteuer.

Estos cinco pasos se repiten, según la periodicidad, cada mes, cada trimestre o cada año. Una gestoría de nóminas o un software de nóminas se encarga en la práctica de la ejecución, casi siempre de forma automatizada; no obstante, la responsabilidad de un ingreso correcto y dentro de plazo recae siempre en el propio empleador.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la declaración de la Lohnsteuer?

La declaración de la Lohnsteuer es la comunicación electrónica a la hacienda pública de la Lohnsteuer retenida a los empleados, junto con el ingreso del importe dentro de plazo conforme al § 41a EStG.

¿Con qué frecuencia debe declararse la Lohnsteuer?

Mensualmente si la Lohnsteuer del año anterior supera los 5.000 euros, trimestralmente si supera los 1.080 euros y, en otro caso, anualmente. El plazo es en los tres casos el día 10 del mes siguiente.

¿Quién responde si la Lohnsteuer se ingresa mal?

El empleador responde de la Lohnsteuer correctamente retenida e ingresada. En caso de retraso se devengan además recargos por demora, con independencia de quién haya elaborado la nómina.

¿Debe hacerse la declaración por vía electrónica?

Sí, el § 41a EStG prescribe la transmisión electrónica de la declaración de la Lohnsteuer, por ejemplo a través de ELSTER o de un software de nóminas conectado.

¿Durante cuánto tiempo deben conservarse las cuentas de salarios?

Las cuentas de salarios y las declaraciones correspondientes deben conservarse para poder presentarlas íntegramente en una inspección externa de la Lohnsteuer. Una gestoría de nóminas o un software de nóminas se encarga en la práctica, casi siempre de forma automatizada, del cálculo, la declaración y la conservación.

Fuente: § 41a EStG. Este artículo es información general y no sustituye el asesoramiento jurídico en cada caso concreto. Fecha: julio de 2026.