Garantizar la competencia en IA en la empresa: obligaciones según el art. 4 del AI Act

Desde el 2 de febrero de 2025, el mero uso de ChatGPT y herramientas de IA similares en la empresa ya no basta: el Reglamento de IA (AI Act) de la UE exige que los empleados sean suficientemente competentes en el manejo de los sistemas de IA, y que las empresas puedan, en caso de duda, demostrarlo. Quien ignore esta obligación se arriesga, en caso de litigio o de reclamación de responsabilidad, a que se le reproche una falta de diligencia en el uso de la IA.

En resumen: el art. 4 del Reglamento de IA (AI Act) obliga desde el 2 de febrero de 2025 a todos los proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA (expresamente también a los autónomos y a las pymes que utilizan, por ejemplo, ChatGPT en el día a día) a velar por un nivel suficiente de competencia en IA de sus empleados, incluida la sensibilización sobre los riesgos de alucinación. Es cierto que no existe una norma sancionadora propia, pero en caso de errores por un uso inadecuado de la IA se arriesgan problemas de responsabilidad y de deber de diligencia.

¿Quién está afectado por la obligación de competencia en IA?

Están afectados todos los proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA, expresamente también las pequeñas y medianas empresas y los autónomos que utilizan en su trabajo diario herramientas de IA generativa como chatbots, generadores de texto, de imágenes o de código. No importa el tamaño de la empresa ni el sector, sino únicamente si los empleados trabajan con sistemas de IA y cómo lo hacen. Además, la obligación no afecta solo al departamento de TI: también marketing, soporte y administración, cuando trabajan con IA generativa, entran en ella en cuanto incorporan resultados de la IA a su trabajo diario. Que usted desarrolle sistemas de IA (como proveedor) o simplemente los utilice en la empresa (como responsable del despliegue) es indiferente para la obligación: ambos papeles están expresamente contemplados. Una herramienta como Company Audit le muestra qué obligaciones se aplican concretamente a su empresa.

¿Qué debe hacer concretamente?

El art. 4 del Reglamento de IA (AI Act) exige que las empresas capaciten de forma específica a sus empleados para el manejo de sistemas de IA y documenten estas medidas de manera trazable. En la práctica se recomiendan los siguientes pasos, que también pueden aplicarse en equipos pequeños sin departamento de cumplimiento propio:

1. Registrar el uso de herramientas de IA en la empresa (generación de texto, imágenes y código, chatbots, herramientas de análisis).
2. Realizar formación o sensibilización para los empleados con acceso a la IA, incluidos los límites y las fuentes de error como las alucinaciones.
3. Dejar por escrito normas de uso de las herramientas de IA, por ejemplo sobre el trato con datos confidenciales y sobre el deber de comprobar los resultados de la IA.
4. Documentar la participación y los contenidos de la formación.
5. Volver a formar sobre el nivel de competencia ante nuevas herramientas de IA o nuevos empleados.

Un certificado documentado constituye, en caso de litigio o de reclamación de responsabilidad, una prueba sólida del cumplimiento del deber de diligencia y puede presentarse en cualquier momento si es necesario, por ejemplo ante clientes, aseguradoras o en el marco de un procedimiento judicial.

¿Hasta cuándo debe garantizarse la competencia en IA?

La obligación se aplica ya desde el 2 de febrero de 2025: el art. 4 del Reglamento de IA (AI Act) no prevé un plazo transitorio específico para el desarrollo de la competencia. Quien utilice sistemas de IA en la empresa no debería, por tanto, esperar a un control para demostrar la competencia en IA de sus empleados, sino garantizarla desde el inicio del uso. Dado que continuamente se incorporan nuevas herramientas de IA y cambian las funciones de las existentes, la competencia en IA tampoco es un proyecto puntual, sino una tarea recurrente: los nuevos empleados con acceso a la IA y las herramientas recién introducidas requieren, en cada caso, una nueva formación o formación complementaria. Cuanto más tiempo permanezcan en uso sistemas de IA sin formación, más difícil será demostrar a posteriori que el deber de diligencia se cumplió desde el principio.

¿Qué se arriesga en caso de infracción?

El Reglamento de IA (AI Act) no prevé una norma sancionadora propia para la falta de competencia en IA. La obligación actúa, sin embargo, de forma indirecta a través de cuestiones de diligencia y de responsabilidad: si un uso inadecuado de la IA (por ejemplo, alucinaciones no detectadas en textos, imágenes o análisis generados por IA) provoca errores, asesoramiento erróneo o daños frente a terceros, enseguida se plantea la cuestión de si la empresa cumplió su deber de diligencia. Puede verse afectada no solo la responsabilidad contractual frente a los clientes, sino también la cuestión fundamental de si en la empresa estaba siquiera organizada la diligencia debida en el uso de sistemas de IA. Precisamente aquí rinde frutos una documentación cuidadosa: un justificante de formación o un certificado demuestra, en caso de litigio o de reclamación de responsabilidad, que los empleados estaban sensibilizados sobre el manejo de sistemas de IA.

Preguntas frecuentes

¿Basta con formar solo al departamento de TI?

No. La competencia en IA afecta a todos los empleados que trabajan con IA generativa, es decir, también a marketing, soporte y administración, y no solo a los desarrolladores y desarrolladoras.

¿Debe la formación realizarse de una forma determinada?

El Reglamento de IA (AI Act) no prescribe ninguna forma de formación concreta, ya sea como formación presencial, curso en línea o breve instrucción interna. Lo decisivo es que los empleados conozcan los límites y las fuentes de error de los sistemas de IA, en particular los riesgos de alucinación, y que la medida se documente de forma trazable.

¿Qué cuenta como sistema de IA a efectos de la obligación?

Entre ellos figuran, entre otros, los generadores de texto, de imágenes y de código, los chatbots y las herramientas de análisis que se utilizan en el día a día de la empresa, por ejemplo ChatGPT o herramientas comparables.

¿Qué ocurre si en la empresa todavía no se utilizan herramientas de IA?

Sin uso de IA, tampoco surge ninguna obligación conforme al art. 4 del Reglamento de IA (AI Act). En cuanto se introduzcan sistemas de IA, sin embargo, la competencia en IA de los empleados afectados debería planificarse desde el principio, en lugar de recuperarla después.

¿Debe repetirse la formación?

Sí. Ante nuevas herramientas de IA o nuevos empleados con acceso a la IA se requiere una nueva formación o formación complementaria, para que el nivel de competencia del equipo se mantenga actualizado.

Fuente: art. 4 del Reglamento de IA (AI Act). Esta contribución es una información general y no sustituye el asesoramiento jurídico en un caso concreto. Fecha: julio de 2026.