Emitir facturas electrónicas: preparar la obligación de 2027/2028

Quien hasta ahora solo tenía que recibir facturas electrónicas se enfrenta a la siguiente etapa: a partir de 2027 o, a más tardar, de 2028, muchas empresas deberán crear ellas mismas facturas electrónicas estructuradas y enviarlas a sus socios comerciales.

En resumen: A partir de 2027, las empresas con una facturación del ejercicio anterior superior a 800.000 € deberán emitir facturas electrónicas propias; a partir de 2028, la obligación se aplicará a todas las demás empresas, y los pequeños empresarios (Kleinunternehmer) quedarán exentos de forma permanente. Hasta finales de 2027, las facturas en papel o en PDF solo serán admisibles con el consentimiento del destinatario. Quien ignore la obligación se expone a objeciones en materia de IVA.

¿A quién afecta la obligación de emitir?

En principio, afecta a todas las empresas sujetas al IVA que emiten facturas a otras empresas; la obligación se introduce de forma escalonada según el volumen de facturación. A partir de 2027 se aplica a las empresas con una facturación del ejercicio anterior superior a 800.000 €, y a partir de 2028 a todas las demás. Para la clasificación cuenta siempre la facturación del año anterior, de modo que las empresas deberían comprobar con tiempo en qué escalón se encuentran, en lugar de hacer el cálculo poco antes de la fecha límite correspondiente. Los pequeños empresarios (Kleinunternehmer) siguen exentos de forma permanente de la obligación de emitir, pero deben seguir pudiendo recibir facturas electrónicas. Quien se hace una idea general con antelación evita las prisas poco antes de la fecha límite y puede planificar con calma el cambio de software. Qué obligaciones de estas y otras se aplican concretamente a su empresa lo muestra una herramienta como Company Audit.

¿Qué se considera factura electrónica y qué no?

Una factura electrónica en el sentido de la reforma es un formato estructurado y legible por máquina: no es una factura en papel escaneada ni un simple archivo PDF. Entran en consideración, en particular, los formatos XRechnung y ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1; ambos pueden leerse, comprobarse y procesarse automáticamente en la contabilidad. Una factura enviada como PDF no cumple los requisitos de la obligación de emitir y, a partir de las fechas respectivas, solo podrá enviarse si el destinatario lo consiente expresamente. Quien ya emite facturas a clientes del sector público suele conocer los formatos estructurados y los Leitweg-ID (identificadores de encaminamiento) del ámbito B2G; estos conocimientos pueden aprovecharse directamente para la obligación de emitir en el ámbito B2B.

¿Qué debe hacer concretamente?

El cambio afecta sobre todo al software, a los datos maestros y a los procesos internos. Cinco pasos hacen que su empresa esté en condiciones de emitir:

1. Comprobar a partir de cuándo se aplica la propia obligación de emitir; lo decisivo es si la facturación del ejercicio anterior es superior o inferior a 800.000 €.
2. Adaptar el software de facturación o de contabilidad para generar XRechnung o ZUGFeRD (a partir de la versión 2.0.1).
3. Completar los datos maestros, como los Leitweg-ID y los datos del comprador, para que las facturas estructuradas puedan crearse y entregarse correctamente.
4. Para el período transitorio, obtener y documentar el consentimiento de los clientes para las facturas en papel o en PDF.
5. Archivar las facturas electrónicas emitidas conforme a los GoBD (principios alemanes de contabilidad y archivo digital).

Como muchas empresas ya han implantado la recepción de facturas electrónicas, para emitirlas a menudo basta con una actualización de software en lugar de una compra totalmente nueva; empezar pronto evita el estrés poco antes del plazo correspondiente. Aclare además con tiempo con su socio de software o su asesoría fiscal qué interfaces y plantillas necesita su contabilidad. Quien siga los pasos uno tras otro estará en condiciones de emitir a tiempo antes de su propia fecha límite, con independencia de que esta sea 2027 o 2028.

¿Hasta cuándo debe realizar el cambio?

El plazo depende de su facturación del ejercicio anterior. Las empresas con más de 800.000 € de facturación del ejercicio anterior deben emitir facturas electrónicas propias a partir de 2027; todas las demás empresas sujetas al IVA, a más tardar a partir de 2028. Hasta finales de 2027 todavía puede enviar facturas en papel o en PDF, pero solo si el destinatario lo consiente expresamente. Después, la factura electrónica estructurada pasará a ser el estándar obligatorio en el tráfico comercial entre empresas, y la solución transitoria actual dejará de existir. Quien cambie antes de su propia fecha límite se beneficia de una fase de pruebas más larga y puede utilizar el plazo transitorio como margen, en lugar de cambiar de software bajo presión de tiempo.

¿Qué ocurre en caso de incumplimiento?

Las facturas electrónicas erróneas o no emitidas dan lugar a objeciones en materia de IVA. La obligación de emitir está regulada en el § 14 UStG (Ley alemana del IVA) en relación con el § 34a UStDV (Reglamento de aplicación de la Ley del IVA); quien no la aplique a tiempo se arriesga, en una inspección de la administración tributaria, a preguntas y objeciones sobre la facturación. Quien adapte con tiempo el software, los datos maestros y el archivo evita de entrada tales objeciones. Cuanto antes estén listos estos tres elementos, menor será el riesgo de objeciones reiteradas en futuras inspecciones.

Preguntas frecuentes

¿Debo emitir facturas electrónicas como pequeño empresario (Kleinunternehmer)?

No. Los pequeños empresarios están exentos de forma permanente de la obligación de emitir. Sin embargo, deben seguir pudiendo recibir facturas electrónicas.

¿Qué formato se considera factura electrónica?

Se consideran facturas electrónicas los formatos electrónicos estructurados como XRechnung o ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1; un simple archivo PDF, en cambio, no cumple los requisitos, aunque contenga todos los datos de una factura normal.

¿Puedo seguir enviando facturas en PDF?

Hasta finales de 2027 es posible, pero solo con el consentimiento expreso del destinatario. Después, la factura electrónica será obligatoria para las empresas afectadas.

¿A partir de cuándo se aplica exactamente la obligación a mi empresa?

Si su facturación del ejercicio anterior supera los 800.000 €, la obligación se aplica a partir de 2027. Todas las demás empresas sujetas al IVA deben emitir facturas electrónicas propias a más tardar a partir de 2028. Lo determinante es siempre la facturación del ejercicio anterior correspondiente.

¿Qué ocurre si mis facturas electrónicas son erróneas?

Las facturas electrónicas erróneas o no emitidas pueden dar lugar a objeciones en materia de IVA. Por eso merece la pena adaptar con antelación el software, los datos maestros y el archivo.

Fuente: § 14 UStG · § 34a UStDV. Este artículo es información general y no sustituye el asesoramiento jurídico en cada caso concreto. Fecha: julio de 2026.