Datenschutz-Unterweisung für Mitarbeiter

Ähnlich wie bei der Arbeitsschutz-Unterweisung gilt auch beim Datenschutz: Eine mündliche Ansage reicht nicht, wenn im Streitfall niemand belegen kann, wer wann worüber informiert wurde. Art. 32 DSGVO verlangt die Sensibilisierung der Mitarbeiter als organisatorische Maßnahme, und Art. 5 Abs. 2 DSGVO verpflichtet Sie als Verantwortlichen, die Einhaltung der Grundsätze nachzuweisen. Ohne Dokumentation bleibt beides eine Behauptung.

Für Personalabteilung und Geschäftsführung bedeutet das: Eine Unterweisung ist erst dann wirklich abgeschlossen, wenn sie pro Mitarbeiter nachvollziehbar dokumentiert ist, mit Datum, Inhalt und einem überprüfbaren Ergebnis. Genau das lässt sich mit einer informellen Teambesprechung kaum sauber abbilden.

Die Unterweisung deckt die Themen ab, die für die tägliche Arbeit mit personenbezogenen Daten relevant sind:

• Grundbegriffe der DSGVO und wann sie im Arbeitsalltag greift
• Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung verständlich erklärt
• Betroffenenrechte und der richtige Umgang mit Anfragen von Kunden
• Datensicherheit am Arbeitsplatz, inklusive Passwörtern und mobilen Geräten
• Verhalten bei Datenpannen nach Art. 33 DSGVO und die Meldefrist von 72 Stunden
• Grundzüge der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Jedes der fünf Kapitel endet mit Prüfungsfragen, die mit mindestens 70 Prozent bestanden werden müssen. Das Ergebnis wird pro Mitarbeiter festgehalten und ist damit deutlich belastbarer als ein Vermerk „Unterweisung durchgeführt“ in einer Akte.

Die Unterweisung dauert rund 90 Minuten je Mitarbeiter und läuft vollständig online. Nach Abschluss aller fünf Kapitel und bestandener Prüfung erhält jeder Teilnehmer ein PDF-Teilnahmezertifikat mit QR-Code zur Verifizierung, ein Jahr gültig, das Sie als Nachweis ablegen können.

Die Team-Verwaltung gibt Ihnen als Personalverantwortlichem jederzeit Auskunft darüber, wer die Unterweisung bereits abgeschlossen hat und wer noch aussteht. Preise: 19,90 € einzeln, 14,90 € pro Person ab zwei Mitarbeitern, 9,90 € pro Person ab 20 Mitarbeitern, einmalig mit ordnungsgemäßer Rechnung inklusive USt-IdNr. Wichtig für die Dokumentation: Nicht das Zertifikat selbst ist gesetzlich vorgeschrieben, sondern der nachweisbare Abschluss der Unterweisung, den das Zertifikat abbildet.